Arbetsplatsen – ett verktyg för framgång

Ställ många frågor och landa i rätt svar

Britt Lindqvist, Chef Affärsutveckling på Vasakronan, har guidat hundratals företag på vägen mot sitt framtida kontor. Hon menar att svaret ser olika ut för olika företag och verksamheter. Varje organisation behöver därför utforma sin egen strategi för att hitta rätt lösning.

Många gånger startar en förändring med ett förändrat behov. Det kan vara att hyreskontraktet löper ut eller att man behöver minska kontorskostnaderna. Då är det vanligt att man snabbt fokuserar på lösningen. Ska vi öka eller minska ytan, ska vi satsa på fler rum eller bara mötesplatser? Ska vi jobba mest hemma eller på kontoret?

Det behöver såklart inte vara fel. Men det finns också en möjlighet, även i detta läge, att lyfta blicken och ställa frågor som verkligen hjälper verksamheten att utvecklas åt rätt håll. Där arbetsplatsen ger medarbetarna rätt förutsättningar att må bra, känna engagemang och bidra med sin kompetens på bästa sätt.

– Det kan bara göras på ett enda sätt. Det gäller att ställa sig rätt frågor och hitta fram till svaren genom en utforskande process. Helt enkelt se över sin arbetsplatsstrategi så att de val man sedan väljer att göra, görs av rätt anledningar, fortsätter Britt.

Vilken roll vi vill att kontoret ska spela?

I samma stund som man ser arbetsplatsen som en viktig parameter för företagets framgång har man kommit en bra bit på vägen. För att bli det krävs ett samspel mellan människorna som jobbar där, platsen de jobbar från och tekniken som hjälper dem. Därför går det inte att titta på kontoret separat. Med det sagt kan en rätt utformad arbetsplatsstrategi bidra till att lösa flera utmaningar som verksamheten står inför.

Vad är egentligen en arbetsplatsstrategi? 

– Enkelt uttryckt så är det en strategi för hur företag medvetet väljer att använda sin fysiska miljö för att nå mål och möta de utmaningar verksamheten har. Hur kontoret är utformat påverkar medarbetarna i en otroligt stor utsträckning. En framgångsrik arbetsplatsstrategi tar alltid sitt avstamp i den egna organisationen genom att utforska svaret på bland annat följande frågor: Vilka är våra framtida utmaningar? Hur bör våra arbetssätt utvecklas? Vilken är den bästa utformningen av den digitala och fysiska arbetsplatsen, för just oss? Arbetsplatsstrategin ger svar på hur man ska arbeta tillsammans, hur kontoret och andra arbetsplatser ska utformas, vilka digitala verktyg som stödjer det samt hur ledar- & medarbetarskapet bör utformas för att stödja det på bästa sätt.

Vad behövs för en lyckad arbetsplatsstrategi? 

– Att se det ur ett helhetsperspektiv där den fysiska platsen, tekniken (digital och mobil) och människan samspelar. Den fysiska processen kan genomföras snabbt. Den mänskliga processen kräver tid och engagemang. Individer måste förstå varför, sedan vad och till sist är vi redo för förändring. Ett sätt är att inte betrakta själva flytten eller ombyggnationen av kontoret som slutresultatet, utan istället som starten på en kontinuerlig process. Att göra arbetsplatsen mångsidigt användbar över tid med möjligheter att justera vid behov, skulle jag säga är resultatet av en lyckad arbetsplatsstrategi.

När tycker du att det är dags att utforma en sådan?

– I min mening är det ständigt aktuell. Men kanske extra mycket nu, i tider av förändring och i samband med att organisationer står inför olika utmaningar. Många har upptäckt nya fördelar med att arbeta hemifrån och därmed mer flexibelt och mobilt. Samtidigt vittnar många om att kreativitet och utveckling tappar fart. Hur ska vi arbeta framåt? En framgångsrik arbetsplatsstrategi skapar rätt samspel mellan människan, platsen och tekniken och möter de behov ett företag har.