För dig som är eller vill bli leverantör

Information, riktlinjer och uppförandekod för dig som är, eller vill bli, leverantör till Vasakronan.

Hur du arbetar hållbart som leverantör

Hållbarhetsfrågorna är en naturlig och integrerad del av Vasakronans verksamhet. För oss är det därför viktigt att även du som leverantör arbetar hållbart. Vi har ett antal styrande dokument som är viktiga för dig att känna till och efterleva. Några av dem hittar du här under.

Vi ställer krav på att våra leverantörers medarbetare, de som utför arbete på uppdrag av oss, ska ha en god arbetsmiljö, goda arbetsvillkor och en miljö som är fri från diskriminering. Dessutom ska våra leverantörer följa lagar och förordningar, handla affärsetiskt och arbeta aktivt för att minska sin verksamhets miljöpåverkan. För att se till att våra krav efterlevs så måste alla leverantörer och deras underleverantörer acceptera vår Uppförandekod för leverantörer.

Läs mer om vårt ansvar och hur vi arbetar hållbart

Uppförandekod för leverantörer

Vasakronans guidelines och principer för byggande

Du som arbetar i våra projekt är en viktig del i vår utveckling av nya arbetssätt, metoder och tekniska lösningar. Våra guidelines och principer för byggande är avsedda för program- och systemhandlingsskedet och tydliggör de egenskaper som ska känneteckna Vasakronans fastigheter. De riktar sig till all nyproduktion och, i tillämpliga delar, även för ombyggnader.

Dokumentet är en guide för att styra mot de mål som finns inom Vasakronan eller vad som regleras av föreskrifter och lagstiftning.

Vasakronans guidelines och principer för byggande version 5

Projekteringsanvisning styr- och övervakning

Projekteringsanvisning mätstrategi

Hållbarhetsprogram

Hållbarhetsprogrammet tar sikte på ett fortsatt effektivt och kraftfullt hållbarhetsarbete genom minskad användning av miljö- och hälsofarliga ämnen, hållbar resursanvändning samt en fossilbränslefri och långsiktigt klimatanpassade fastigheter.

Hållbarhetsprogrammet är styrande för både små och stora projekt och består av två delar.

Del 1 beskriver Vasakronans hållbarhetsmål, processen samt projektets omfattning och krav.
Del 2 är ett komplement till del 1 och är både utformad och uppdelad i två checklistor, en för styrelsebeslutade projekt och en för lokalanpassningar. Här redovisas det som ska utföras, följas upp och dokumenteras under programskedet, projekteringen, produktionen och förvaltningen.

Hållbarhetsprogram Del 1

Hållbarhetsprogram checklista (del 2): styrelsebeslutade projekt

Hållbarhetsprogram checklista (del 2): lokalanpassning

Materialanvändning

Vi ska minska mängden material vi använder vid våra om-, till- och nybyggnader. Vi ska i första hand försöka återanvända och spara befintliga material, i andra hand använda återbrukat material. I de fall nytt material används ska det i första hand ha tillverkats av återvunnen råvara.

Vårt mål är att de material som vi använder ska ha låg miljöbelastning och inte innehålla några farliga ämnen. Genom att använda Byggvarubedömningen får vi information om vad en byggvara innehåller.

Byggvarubedömningen

Många av Sveriges största fastighetsägare och byggherrar har gått samman för att ta fram en standard för miljöbedömning av varor – systemet kallas Byggvarubedömningen. Ambitionen är att morgondagens hus ska byggas och förvaltas med enbart miljöbedömda produkter.

Du som leverantör till Vasakronan ska känna till Byggvarubedömningen och hur systemet bidrar till vår verksamhet.

Du som leverantör och som har aktiv del i förskrivning eller val av byggvaror ska ha registrerat medlemskap i Byggvarubedömningen. Du ska också känna till Vasakronans rutin för att registrera projekt i systemet samt hur du hanterar material som inte klarar Byggvarubedömningens krav.

Återbruk

Vasakronan vill öka andelen återbrukat material när vi renoverar våra fastigheter. Vi ska i första hand försöka återanvända och spara befintliga material på plats, det vill säga, så små förändringar som möjligt bör göras. I andra hand ska vi använda återbrukat material, antingen från våra egna fastigheter eller genom att köpa material från tredje part.

Material vi inte har möjlighet att använda själva, ska säljas vidare till tredje part. Vasakronan samarbetar med flera olika partners inom återbruk av material.

Du som leverantör ska känna till Vasakronans rutiner för återbruk av material.

Hyresgästinfo
Det är viktigt att kommunicera till hyresgästerna i fastigheten om pågående projekt och störande arbeten. Detta kan göras via en fastighetsnyhet i Hyresgästinfo på Vasakronans webbplats, via våra digitala skyltar eller på gång-blad i fastigheten, mailutskick till våra kontaktpersoner hos hyresgästen eller roll-ups i entréer. Du är ansvarig att meddela biträdande fastighetschef eller förvaltningsassistent som hjälper dig hantera kommunikationen.

Slutbesiktning
Projektbeställaren, fastighetschef och fastighetsansvarig teknik (FAT) kallas till slutbesiktning. Beroende på hyresavtalets upplägg kallas eventuellt hyresgästen. Besiktningen sammanfattas i ett utlåtande där kvarvarande brister och fel redovisas. Besiktningsanmärkningar följs upp och åtgärdas. Vid behov genomförs en efterbesiktning.

Avstämningsmöten
Om en specifik kund berörs av projektet ska det ske löpande avstämningar med kunden.

Överlämning av projekt
Relationshandlingar, drift- och skötselinstruktioner samt projektdokumentation ska överlämnas till Vasakronans förvaltningsorganisation genom att flytta dessa dokument till förvaltningsarkivet via Vasakronans projektnätverk RITA. Handlingarna ska granskas av den driftansvariga och godkännas av projektledaren. Förvaltningen ansvarar för att relevant information sparas in i DeDU. Kundteamet tar över ansvaret för drift och skötsel i samband med överlämnandet. Initiera därefter ett överlämningsmöte med hyresgästen. Samordna detta med teknikenhetschefen och projektbeställaren. I samband med överlämningsmötet så diskuteras genomförandet av projektet.

Info om sekretess

I det avtal ni har med Vasakronan finns skrivet vad som gäller sekretess kring uppgifter och handlingar.

Om du är konsult och i din roll får access till Vasakronans IT-miljö, men inte har ett formellt anställningsavtal hos Vasakronan, ska du signera en sekretessförbindelse. Vasakronans IT-support ansvarar för att sekretessförbindelsen skickas ut i samband med att ett konto skapas. Därefter ansvarar Vasakronans interna projektledare för att sekretessförbindelsen undertecknas och skickas tillbaka till IT-support.

För frågor kring sekretess generellt ska du vända dig till Vasakronans inköpsavdelning. Har du frågor om sekretess kring Vasakronans IT-miljö ska du vända dig till IT-support eller Vasakronans interna projektledare.

Whistleblower – det ska gå rätt till

Vi motverkar all form av korruption och andra oegentligheter. Alla våra anställda och leverantörer förväntas följa gällande lagar och regelverk samt de uppförandekoder som tagits fram, en för medarbetare och en för leverantörer.

Om du misstänker att någonting inte går rätt till – såsom otillbörlighet, missförhållanden och bristande regelefterlevnad – kan du anmäla detta. Antingen till Vasakronans egen compliance officer eller till företagets externa visslarfunktion. Den externa visslarfunktionen är en instans dit både medarbetare och externa aktörer, till exempel kunder och leverantörer, anonymt kan vända sig.

Så här gör du en anmälan:

Gör en anmälan till compliance officer, Sheila Florell
I kommunikationen med compliance officer gäller så kallad meddelarfrihet. Det innebär att compliance officer har tystnadsplikt om vem som är informationsgivare. Du når Sheila Florell på mejl: Sheila.Florell@vasakronan.se eller tel: 08-566 205 56.

Gör en anmälan till Interaktiv Säkerhet
Interaktiv Säkerhet är Vasakronans externa visselblåsarfunktion. Företaget agerar ombud för Vasakronan och garanterar på så sätt anmälarens anonymitet. Till Interaktiv Säkerhet kan både kunder, leverantörer och andra intressenter vända sig för att göra en anmälan.

Det finns fyra olika sätt att lämna sin anmälan:
1. Fyll i frågeformuläret
2. Ring till Interaktiv Säkerhet på vardagar 08.00-16.30. Tel: 0770-455 580.
3. Skicka e-post.
4. Skicka din anmälan via post till adressen:
Interaktiv Säkerhet i Norden AB
“Vasakronan”
Norrgatan 10
432 41 Varberg

Kris, olycka och incident

Hur du ska agera vid kris?
Vid en krissituation kontakta någon av följande:
– Sheila Florell, chefsjurist, Tel: 08-566 20 556
– Rebecca Liljebladh-Thorell, kommunikationschef, Tel: 08-566 20 509
– Cecilia Söderström, chef HR, Tel: 08-566 20 531

Incidenter och olyckor
En incident/olycka är något som sker i/runt Vasakronans fastigheter, inklusive olyckor som involverar kunder eller besökare. Om en incident/olycka sker är du skyldig att kontakta uppdragsgivaren (Vasakronans projektledare). Projektledaren rapporterar incidenten/olyckan enligt Vasakronans rutin för detta.

Arbetsplatsolyckor leverantörer
En arbetsplatsolycka involverar en person på byggarbetsplatsen. Om en arbetsplatsolycka drabbar en leverantör under projektet är du skyldig att kontakta uppdragsgivaren (Vasakronans projektledare). Projektledaren rapporterar arbetsplatsolyckan enligt Vasakronans rutin för detta.

Har du några frågor eller funderingar?

Kontakta Jari Hållman så hjälper han dig vidare.

Jari Hållman

Chef inköp 070-361 81 62
Skicka e-post