GDPR – din integritet

Arena och Sergelkonferensen

Vasakronan behandlar personuppgifter, såsom kontaktuppgifter, anställda och företrädare för de företag som är kunder (medlemmar eller eventgäster) till Arena eller Sergelkonferensen. Detta  för att bland annat fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter enligt avtal. Personuppgifter som krävs för att administrera avtal med juridiska personer behandlas med intresseavvägning som rättslig grund. Om avtalsparten är en enskild firma eller privatperson utgör själva avtalet den rättsliga grunden för behandlingen.

Övriga syften är att utföra löpande förvaltning och underhåll av lokal och fastighet, vilket bland annat omfattar kommunikation med kontaktpersoner hos företag som är kunder till Arena eller Sergelkonferensen. Vasakronan hanterar även, via Vasakronans systemleverantörer inom wifi-lösningar, accesshantering, resursbokningar och resursoptimering, personuppgifter på en sammanställd nivå för att kunna erbjuda tjänster till Arena- eller Sergelkonferensen-medlemmars användare och hyresgästernas anställda samt dagspassanvändare och eventgäster.

Vasakronan kan behandla personuppgifter på en sammanställd/aggregerad nivå via vår leverantör Accessy AB för att kunna fakturera i enlighet med faktiskt resursutnyttjande. I de fall som Vasakronan inom ramen för sistnämnda syfte i föregående mening delar personuppgifter med Arena- eller Sergelkonferensen-medlemmar blir det aktuella Arena- eller Sergelkonferensen-medlemsföretaget personuppgiftsansvarigt för dessa personuppgifter efter mottagandet.

Om du bjuds in till Arena i egenskap av dagspassanvändare behandlar Vasakronan kontaktuppgifter åt dig för att administrera ditt besök, huvudsakligen för att ge dig tillgång till wifi, lokalen och hantera kommunikation oss emellan med ett berättigat intresse som rättslig grund.

Vasakronan har ett samarbete med Flowpass AB genom vilket näringsidkare kan boka mötesrum och köpa dagskort (”dagspass”) till en Arena via Flowpass digitala plattform. Parterna är separat personuppgiftsansvariga för de personuppgiftsbehandlingar som förekommer inom ramen för samarbetet.

Det kommer finnas möjlighet att beställa resurser, tjänster och varor på faktura och vid beställning behandlas namn som referens. Vasakronans leverantör för betalningstjänster är Svea Bank AB och Payer Financial Services AB. För denna behandling är den rättsliga grunden att uppfylla Vasakronans rättsliga förpliktelser samt, om nödvändigt, tillvarata rättsliga anspråk.

Användare av mobil- och webbapplikationen Spaceflow

Vasakronan erbjuder sina kunder och de som arbetar i Vasakronans fastigheter en tjänst i form av en mobil- och webbapplikation vid namn Spaceflow som nedan kallas ”kundappen”. Du som är användare har, under vissa förutsättningar, rätt att få ut och överföra dina personuppgifter från kundappen. De uppgifter som behandlas i kundappen omfattar namn, e-postadress och telefonnummer. Om du själv väljer att göra det så kan du lägga till information som exempelvis yrke och intressen. Vasakronan är personuppgiftsansvarig och har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Spaceflow som omfattar följande syften, där behandlingen sker med stöd av ett berättigat intresse:

• Registrering av eventgästers bokningar via Spaceflow då namn på bokare behandlas som referens för bokningen.
• Kommunikation mellan Vasakronan och dig som användare. Den kan till exempel innebära information till dig om vad som händer i fastigheten och närområdet. Den kan också avse förslag som du som användare väljer att skicka till Vasakronan via kundappen. Även kontakter mellan aktiva användare i en s.k. community omfattas. Med community avses ett frivilligt deltagande i ett nätverk mellan personer som arbetar i samma fastighet eller område.
• Marknadsföring och erbjudanden av tjänster relaterade till Vasakronan, Vasakronan Arena, fastigheten och området som erbjuds av Vasakronan och/eller andra aktörer.
• Erbjudande och tillhandahållande av tjänster från Vasakronans samarbetsparter och tredjepartsleverantörer. Detta omfattar, men är inte begränsat till, tillgång till wifi, besökshantering och access till utrymmen inom Vasakronans fastigheter, bokningar av resurser, varor, tjänster samt bokningar av dagspass inom Vasakronan Arena, konferensarrangemang m.m., conciergetjänster och övrigt vid var tid gällande serviceutbud för kunder och/eller personer som arbetar i Vasakronans fastigheter. Exempel på systemleverantörer som tar del av personuppgifter, och som Vasakronan har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med, inom ramen för dessa syften, är Netgraph AB, Accessy AB och Flowscape AB.
• Analys av hur resurser används i syfte att optimera fastighetens användning och drift för Vasakronans och användarnas behov och intressen samt effektivisering av energiförbrukning.

I kundappen kan även olika ärenden hanteras, som exempelvis felanmälan, där de personuppgifter som anges i och krävs för att hantera ärendet behandlas. Ärenden hanteras för att fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter som följer av hyres- respektive medlemsavtal för coworking-verksamheten Vasakronan Arena. Rättsliga grunder i dessa fall är rättsliga förpliktelser och berättigat intresse för Vasakronan i egenskap av fastighetsägare och coworkingaktör.

Via kundappen kommer det att finnas möjlighet att beställa resurser, tjänster och varor på faktura och vid beställning behandlas namn som referens. Vasakronans leverantör för betalningstjänster är Svea Bank AB och Payer Financial Services AB. För denna behandling är den rättsliga grunden att uppfylla Vasakronans rättsliga förpliktelser samt, om nödvändigt, tillvarata rättsliga anspråk.

Vasakronan delar användares personuppgifter med Spaceflow s.r.o. org. nr: 11397230, samt med den koncern som Spaceflow ingår i och som ägs av Hydda AB, org.nr 556761-8961, bland annat för fortsatt utveckling av deras tjänster. För sådan behandling är Spaceflow, ensam eller tillsammans med respektive bolag inom Hydda-koncernen, personuppgiftsansvarig. Du hittar Spaceflows Terms of Use samt Privacy policy på deras hemsida Privacy policy | Spaceflow och i kundappen.

Spaceflow använder Microsoft Azure som leverantör av molntjänst varför överföring till USA kan aktualiseras. USA anses enligt beslut från EU-kommissionen ha adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

Vill du ha närmare information om personuppgiftsbehandlingen inom ramen för kundappen får du gärna kontakta oss. Om du använder en tjänst i kundappen eller via Spaceflow som inte direkt tillhandahålls av Vasakronan gäller den information som lämnas av respektive tjänsteleverantör.

Kundportalen

Vasakronan erbjuder hyresgäster inom Vasakronan-koncernens fastighetsbestånd och medlemmar i Vasakronan Arena en kundportal i form av en webbapplikation vid namn Kundportalen. I Kundportalen behandlar Vasakronan personuppgifter, såsom kontaktuppgifter för hyresgästers och medlemmars företrädare och kontaktpersoner för att fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter som följer av hyres- respektive medlemsavtal. Syftena är även att tillhandahålla de tjänster som ingår i medlemskapet för Vasakronan Arena, informera om nyheter, fastighetsinformation och tjänster samt kommunicera med kontaktpersoner och företrädare.

För medlemmar och eventgäster är ytterligare syften att möjliggöra för kontaktpersoner att få del av sitt medlemsavtal, administrera ytterligare kontaktpersoner och medlemmens faktureringsuppgifter, säga upp och teckna nya abonnemang och/eller hyresavtal för s.k. Arenakontor samt att fakturera medlemmen.

För hyresgäster är syftena även att tillhandahålla hyresavtal och hyresavier. Kundportalen används för att hantera ärenden, såsom exempelvis felanmälan, och tillhandahålla statistik kring rapporterade ärenden där de personuppgifter som anges i och krävs för att hantera ärendet behandlas.

För eventgäster är syftena att fakturera korrekt samt administrera kontaktuppgifter.

Personuppgifter som krävs för att administrera avtal med juridiska personer behandlas med intresseavvägning som rättslig grund. Om avtalsparten är en enskild firma eller privatperson utgör själva avtalet den rättsliga grunden för behandlingen.

Kundportalen är placerad på en molntjänst via Microsoft Azure. I enlighet med avtalet mellan Vasakronan och Microsoft sker överföring av personuppgifter till USA. USA anses enligt beslut från EU-kommissionen ha adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

Cykelservice

Vasakronan behandlar personuppgifter, såsom namn, adress, e-post, telefonnummer, fakturerings- och betalningsuppgifter samt personnummer (i förekommande fall), för medlemmar och – i de fall medlemmen är ett företag – medlemmens anställda och företrädare för att fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter enligt medlemsavtal. Övriga syften är att tillhandahålla de tjänster som ingår i medlemskapet, vilket bland annat omfattar kommunikation med konceptets medlemmar  samt, om medlemmen är ett företag, kontaktpersoner och företrädare för konceptets medlemmar.

Vasakronan delar personuppgifter med Vasakronans operatör Bikepath AB, org.nr 559351-5314, som hanterar administration av medlemskap, accesser och skåp. Dessa syften utförs med ett berättigat intresse som rättslig grund. Bikepath AB använder system från leverantören Fortnox AB, org.nr 556469-6291, för fakturering. Bikepath AB använder vidare system från leverantörerna Microsoft avseende administration och Google Drive avseende lagring. Microsoft och Google anses innebära överföring av personuppgifter till USA. USA anses enligt beslut från EU-kommissionen ha adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

Bikepath AB behandlar också namn, mejladress och, i förekommande fall när så behövs, personnummer med sin leverantör för elektronisk signering, Scrive AB. Scrive AB använder molntjänsten Amazon Web Services för tillhandahållande av sina tjänster som aktualiserar överföring till USA. USA anses enligt beslut från EU-kommissionen ha adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

Personuppgifter som krävs för att administrera avtal med juridiska personer behandlas med intresseavvägning som rättslig grund. Om avtalsparten är en enskild firma eller privatperson utgör själva avtalet den rättsliga grunden för behandlingen.

Studio Sergel

Vasakronan behandlar personuppgifter, såsom kontaktuppgifter, för anställda och företrädare för att fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter kring bokningar av konceptet Studio Sergel. Övriga syften är att tillhandahålla och marknadsföra de tjänster som ingår i konceptet, vilket bland annat omfattar kommunikation med intressenter samt kontaktpersoner och företrädare för organisationer som använder Studio Sergel. Vasakronan delar personuppgifter med vår samarbetspartner och operatör MKTG som hanterar administration och drift av Studio Sergel. Dessa syften utförs med ett berättigat intresse som rättslig grund.

Personuppgifter som krävs för att administrera avtal med juridiska personer behandlas med intresseavvägning som rättslig grund. Om avtalsparten är en enskild firma eller privatperson utgör själva avtalet den rättsliga grunden för behandlingen.