Styrelse & ledning

Med ansvar för organisation och förvaltning

Styrelsens övergripande uppgift är att ansvara för organisation och förvaltning av verksamheten samt den finansiella rapporteringen enligt aktiebolagslagen. Styrelsen ansvarar även för att inrätta effektiva och ändamålsenliga system för styrning, intern kontroll och riskhantering. Arbetet regleras genom en arbetsordning som fastställs på det konstituerande styrelsemötet varje år. Den innehåller bland annat instruktioner om styrelsens ansvarsområden och avgränsningen mot utskotten och vd. Styrelseordföranden bevakar att styrelsen utför sina uppgifter. Ordföranden följer också verksamheten i dialog med vd och ansvarar för att övriga ledamöter får den information som är nödvändig för hög kvalitet i diskussioner och beslut. Ordföranden ansvarar även för utvärdering av både styrelsens och vd:s arbete.

Styrelsens sammansättning

Vid årsstämman 2019 omvaldes sju av nio styrelseledamöter. Rolf Lydahl och Jan-Olof Backman avböjde omval och Kia Orback Pettersson och Magnus Meyer valdes in som ordinarie styrelseledamöter. Av de nio styrelseledamöterna är fyra representanter från ägarna och fem är ledamöter som är oberoende av bolaget och ägarna.

Möten under året

Styrelsens arbete följer en årlig cykel med ordinarie möten vid bestämda tidpunkter, anpassade till att styrelsen bland annat ska fastställa den finansiella rapporteringen. Vid de ordinarie mötena lämnar vd även allmän information om verksamheten, kring exempelvis viktiga händelser i den löpande verksamheten, uppföljning av affärsplanen, koncernens ekonomiska och finansiella ställning, större pågående projekt och transaktioner samt vid behov koncernens finansiering. Vanligtvis rapporterar också respektive ordförande i utskotten om utskottens arbete.

Utöver ordinarie styrelsemöten hålls även möten vid behov, till exempel när ett affärsbeslut kräver styrelsens godkännande. Totalt har styrelsen haft åtta ordinarie möten under 2018 varav ett var konstituerande.

Utvärdering av styrelsen

Arbetsordningen anger att styrelsen ska göra en årlig utvärdering av sitt eget arbete. Under 2018 genomfördes utvärderingen med hjälp av en skriftlig enkätundersökning framtagen av en extern aktör. Resultatet från enkäten presenterades för hela styrelsen och följdes därefter upp med att styrelseordförande intervjuade varje enskild styrelseledamot. Syftet med utvärderingen är att säkerställa att styrelsen lägger fokus på rätt områden, att styrelsen har rätt kompetens och är rätt sammansatt. Resultatet av utvärderingen används som underlag för valberedningen i sitt arbete med att ta fram nya kandidater till styrelsen.

Revisionsutskottet

Styrelsen har utsett ett revisionsutskott som består av fyra av styrelsens ledamöter. Revisionsutskottets ansvarsområden regleras i en arbetsordning som fastställs av styrelsen. Revisionsutskottet ska bereda styrelsens arbete med kvalitetssäkring av den finansiella rapporteringen, vilket bland annat inkluderar att behandla väsentliga redovisningsfrågor. Utskottet har också ett särskilt ansvar för att övervaka företagsledningens arbete med intern kontroll, risk och bolagsstyrningsfrågor.

Under 2018 bestod revisionsutskottet av Rolf Lydahl, som också var ordförande, Eva Halvarsson, Ann-Sofi Danielsson samt Mats Wäppling som i maj ersattes av Ulrika Francke. Rolf Lydahl, Mats Wäppling, Ulrika Francke och Ann-Sofi Danielsson är oberoende av bolaget och ägarna. Samtliga medlemmar har den redovisningskompetens som krävs enligt aktiebolagslagen. Under året höll utskottet fem möten.

För mer information om revisionsutskottets arbete se sidan 100–101 i Vasakronans årsredovisning 2018.

Ersättningsutskottet

Styrelsen har utsett ett ersättningsutskott som består av två av styrelsens ledamöter. Ersättningsutskottets ansvarsområden regleras i en arbetsordning som fastställs av styrelsen. Utskottet bereder styrelsens arbete med ersättning till ledande befattningshavare samt resultatdelningsprogram till övriga anställda.

Under 2018 bestod ersättningsutskottet av Mats Wäppling, ordförande fram till hans avgång i maj och därefter av Ulrika Francke, som ordförande samt Johan Magnusson. Mats Wäppling och Ulrika Francke är oberoende av bolaget och ägarna. Under året höll utskottet tre möten där det främst avhandlades frågor om ersättningar till ledande befattningshavare samt principer för resultatdelning till övriga anställda. Vid mötet i januari gjordes också en utvärdering av utskottets arbete. Vd och HR-chefen, som är sekreterare i utskottet, medverkade vid samtliga möten, och bolagets revisor lämnade vid mötet i maj sin rapport från granskningen av ersättningar till ledande befattningshavare.

Ansvarar för den löpande verksamheten

Styrelsen utser vd och fastställer årligen en instruktion som reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och vd. Där anges att vd ansvarar för att leda företagets verksamhet samt svara för den ekonomiska rapporteringen. Sedan 2008 är Fredrik Wirdenius vd för Vasakronan.

Vd har bildat en ledningsgrupp med direkt underställda chefer. De sammanträder regelbundet för att behandla koncernövergripande och strategiska frågor. Under 2018 hölls tio möten. Vid fyra av dem avhandlades delårsboksluten och den operativa uppföljningen, och två av mötena var längre strategimöten.

Ersättning vd och ledningsgrupp

Årsstämman beslutar om principer för ersättning till verkställande direktören och övriga i ledningsgruppen. Löner och andra ersättningar till ledningsgruppen, inklusive verkställande direktören, utgörs enbart av fast lön utan rörliga ersättningar.

Vasakronan ska tillämpa regeringens ”Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i företag med statligt ägande vad gäller ersättning och andra anställningsvillkor” för företagsledningen. Bolaget kan dock frångå riktlinjerna om det finns skäl för detta. Vasakronan gör två avsteg från regeringens riktlinjer. Vd:s uppsägningstid uppgår till tolv månader istället för sex månader, som riktlinjerna anger, och ersättningar till ledningsgruppen, förutom ersättning till vd, redovisas inte på individnivå i årsredovisningen. Vid revisorernas granskning av gällande principer, inför årsstämman 2019, har konstaterats att riktlinjerna som fastställts på årsstämman 2018 har följts. För mer detaljerad information om ersättningar till ledningsgruppen, se not 2.4 på sidan 78 i Vasakronans årsredovisning 2018.