Vad är en arbetsplatsstrategi? Varför behövs den?

Vad är en arbetsplatsstrategi? Varför behövs den?

I en tid av förändring funderar allt fler på hur framtidens kontor bäst bör utformas och frågorna är många. Henrik Eriksson, Vasakronan, är en av Sveriges mest erfarna arbetsplatsstrateger. Han har hjälpt många företag att hitta just sin arbetsplatsstrategi. Men, vad är det och vad handlar det om? Vi startar med den vanligaste frågan:

Berätta! Vad är egentligen en arbetsplatsstrategi? 

– Enkelt uttryckt så är det en strategi för hur företag medvetet väljer att använda sin fysiska miljö för att nå mål och möta de utmaningar verksamheten har. Hur kontoret är utformat påverkar medarbetarna i en otroligt stor utsträckning. En framgångsrik arbetsplatsstrategi tar alltid sitt avstamp i den egna organisationen genom att utforska svaret på bland annat följande frågor: Vilka är våra framtida utmaningar? Hur bör våra arbetssätt utvecklas? Vilken är den bästa utformningen av den digitala och fysiska arbetsplatsen, för just oss? Arbetsplatsstrategin ger svar på hur man ska arbeta tillsammans, hur kontoret och andra arbetsplatser ska utformas, vilka digitala verktyg som stödjer det samt hur ledar- & medarbetarskapet bör utformas för att stödja det på bästa sätt.

När tycker du att det är dags att utforma en sådan? 

– I min mening är det ständigt aktuell. Men kanske extra mycket nu, i tider av förändring och i samband med att organisationer står inför olika utmaningar. Många har upptäckt nya fördelar med att arbeta hemifrån och därmed mer flexibelt och mobilt. Samtidigt vittnar många om att kreativitet och utveckling tappar fart. Hur ska vi arbeta framåt? En framgångsrik arbetsplatsstrategi skapar rätt samspel mellan platsen, människan och tekniken och möter de behov ett företag har.

Det händer så mycket nu. Är det inte bättre att vänta och se?

– Det som driver arbetsplatsutvecklingen är den digitala utvecklingen, alla ska vi åt samma håll. Man kan välja att ta tag i sin strategi nu eller att vänta, men vill man vänta bör det vara ett medvetet beslut. Några ser lokalen som en kostnad, något man måste ha. Andra ser det som en investering i individen. Och så finns det de som ser kontoret som ett verktyg för att utveckla sin verksamhet. Oftast finns det ett gap mellan verksamhetens strategi och den fysiska miljön och hur den påverkar medarbetarna. Arbetsplatsstrategin måste landa hos företagets ledningsgrupp för att man ska lyckas.

Vad behövs för en lyckad arbetsplatsstrategi? 

– Att se det ur ett helhetsperspektiv där den fysiska platsen, tekniken (digital och mobil) och människan samspelar. Den fysiska processen kan genomföras snabbt. Den mänskliga processen kräver tid och engagemang. Individer måste förstå varför, sedan vad och till sist är vi redo för förändring. Ett sätt är att inte betrakta själva flytten eller ombyggnationen av kontoret som slutresultatet, utan istället som starten på en kontinuerlig process. Att göra arbetsplatsen mångsidigt användbar över tid med möjligheter att justera vid behov, skulle jag säga är resultatet av en lyckad arbetsplatsstrategi.

Och så frågan som alla undrar. Hur lång tid tar det?

– Att utforma en strategi tar omkring tre månader i genomsnitt. Då har man hunnit prata igenom utmaningar och frågeställningar och sammanfattat det hela i ett strategiskt ramverk. Sedan är det bara genomförandet kvar, säger Henrik och skrattar. Det är väl då allting börjar, på riktigt.

Arbetsplatsstrategi – tips på vägen

1. Nyttja tillfället till förnyelse

Innan vanans makt tar över. Se arbetet som en nödvändig investering som snabbt kan löna sig. Dessutom är det intressant och roligt.

2. Samla organisationen

Fånga upp tankar om det som varit, nuläge och framtid. Vilka möjligheter kan vi ta tag i direkt? Vad bidrar till långsiktig framgång? Börja gärna med ledarna som ska äga berättelsen och lyhört ta tillvara medarbetarnas idéer.

3. Gör en behovskartläggning

Platser för ostörd koncentration kan ofta åstadkommas. Fundera gärna mer på utbytet i organisationen. Varför behöver vi mötas och hur görs det bäst, antingen det är fysiskt eller digitalt?

4. Forma en hypotes om framtiden

Prioritera bland behov och möjligheter. Välj det som ger bra effekt och enkelt kan genomföras. Vänta inte på säkra svar på vad som fungerar bäst. Pröva, men glöm inte att utvärdera och justera.

5. Nyttja nätverket för uppslag och erfarenheter

Kontakta gärna oss på Vasakronan. Vi möter många organisationer och förmedlar med glädje vad vi hört och lärt.

 

Ladda ner de fem tipsen som PDF