Så lyckades UHR med resan mot det hybrida kontoret

När UHR, Universitets- och högskolerådet, tog beslutet att genomföra en förflyttning mot en hybrid arbetsmiljö, var det högsta växel från start som gällde. Vi träffade Jisan Rylander, Facility Manager på UHR, som lett förändringsresan med tydliga resultat i verksamheten genom större flöden, högre energinivåer och ett bättre samarbete internt. Hon berättade om allt ifrån utmaningar och beteendeförändring till zonindelning och mjölkmetoden.

Under hösten 2020 flyttade UHR sitt huvudkontor till nya lokaler vid Solna strand. Rätt snabbt stod det klart att kontoret inte fick det flöde som det var tänkt.

– Att sitta zonindelat var ett behov vi hade identifierat innan flytten, men vår verksamhet var inte redo för det då. Vår förändringsresa skedde egentligen efter flytt, där en tydlig katalysator var pandemin. Vi kartlade verksamhetens behov för att förstå och prioritera vårt nya arbetssätt. Efter det krävdes en rejäl förflyttning internt, säger Jisan Rylander.

Från fasta platser till aktivitetsbaserat

För att skapa mer liv och större flöden tajtades lokalerna till. Därmed var förändringsarbetet igång. Från att ha tillämpat arbetsmodellen office first med fasta arbetsplatser, gick UHR nu till en hybrid modell och fick den bästa av två världar. En viktig del av förändringsarbetet var att bjuda in medarbetare till att ge feedback, men också att kunna leverera på den feedbacken och hålla alla informerade om status. Ambitionen var att de förbättringsförslag som kom in också skulle vara genomförbara.

– En stor del av förarbetet handlade om att analysera flödena på kontoret och hur de skulle fungera med det nya aktivitetsbaserade upplägget, berättar Jisan.

Slutresultatet blev tre olika zoner. En tyst zon där inga samtal tillåtna och fullt fokus. En semityst zon där kortare samtal är tillåtna. En röd zon som är en frizon där det inte råder några begränsningar i samtal eller möten.

– Vi utgick ifrån att behovet av tysta platser skulle vara stort. Men efter mina samtal med Vasakronan inför kontorsflytten tog jag till mig att de mest populära platserna ofta blir vid kaffemaskinen där det händer saker! Och så är det verkligen för oss. Ett år senare krymper vi fortfarande den tysta delen till förmån för de andra zonerna som är mer populära, säger Jisan.

Jisan Rylander, Facility Manager, UHR

Större flöden, högre energinivåer och ett bättre samarbete internt

UHR:s mål med förändringen var att skapa större flöden av människor och att alla ska vilja komma in till kontoret. Det ska vara bättre att sitta på kontoret och jobba än att sitta någon annanstans.

– Det har vi definitivt lyckats med! Sen har vi mycket jobb kvar. Vår uttalade policy är att vi vill att alla ska vara minst hälften av veckans dagar på kontoret. Vi ser att relativt många är här fler dagar än tre i veckan, det känns bra men det kan alltid bli bättre!

De största effekterna berättar Jisan har varit större flöden av människor vilket leder till högre energinivåer och ett bättre samarbete internt.

– Helt plötsligt ser ju faktiskt människor varandra som inte har sett varandra tidigare. De kanske har suttit på tre olika våningsplan och aldrig stött på varandra naturligt i lokalerna. Det blir mer interaktion och vi blandas över enheterna, och framför allt kan du arbeta där du vill baserat på dina behov just idag.

Mjölkmetoden

När det kommer till 10 000-kronorsfrågan, hur de mäter kontorsbeläggningen, finns egentligen inga raka svar. Jisan berättar att de funderar kring värdet av mätningar – hur mycket resurser i form av tid och pengar är rimligt att lägga på att följa upp beläggningen? Och mitt i allt funderande och utvärderande kan det räcka nog så gott att tillämpa den fiffiga mjölkmetoden.

– Alla våra medarbetare har ju passerkort, så vi tittade då på antal inpasseringar på veckobasis som ett konkret mätetal. Och så kompletterade vi den statistiken med att helt enkelt ögonräkna antal medarbetare i lokalerna med jämna mellanrum. Vi ser en väldigt stor ökning av medarbetare i våra lokaler och kanske det tydligaste tecknet på ett högt flöde är förbrukningen av mjölk. Så det är ett mätetal vi skämtsamt brukar slänga oss med.

Ny teknik och återbrukad inredning

En stor del i förändringsresan mot en hybridmiljö är förstås också tekniken som UHR fick komplettera. Alla skulle ha samma utrustning, vilket blev den största kostnaden i den omställning som gjordes. Höj- och sänkbara skrivbord fanns redan på plats, men alla arbetsplatser skulle också ha dubbla skärmar och antal mötesrum behövde utökas.

– Vi såg snabbt behoven av mindre mötesrum, så vi utökade dem i antal och kompletterade med utrustning så att alla kan kliva in och ta ett teams-möte. Något som varit väldigt uppskattat och vi har känt att det faktiskt med relativt små medel kan möjliggöra en riktig förbättring av hybridmiljö.

UHR tog tidigt beslut kring återbruk och hade som målsättning att återanvända stora delar av sin inredning. Redan vid flytten till Solna strand återbrukades 95 procent av alla möbler.

– Vi klädde om och tvättade upp möbeltyger, och behövde på så sätt köpa in väldigt lite nytt. Vi utgick ifrån vad vi hade, och så började vi tillsammans pusslet med att rita in det i planritningarna, säger Jisan.

Work, evaluate, change – repeat! Det handlar om att aldrig stagnera. Att hela tiden vara nyfiken på vad mer som kan utvecklas. Det ska kännas kul att komma in till kontoret där det händer saker och där du får saker gjort!

Kort om UHR

UHR, Universitets- och högskolerådet, har flera uppdrag inom utbildningsområdet vars gemensamma nämnare är att skapa möjligheter till utveckling genom utbildning och internationella utbyten. Totalt är de 330 medarbetare i Stockholm och Visby, med huvudkontoret i Solna Strand där verksamhetens dryga 300 medarbetare sitter.

UHR:s kontorslokaler i Solna strand
  • Totalt drygt 5 200 kvm, 300 medarbetare
  • 180 arbetsplatser med höj- och sänkbart skrivbord och dubbla skärmar
  • Loungeytor med soffor, höga bord och barstolar
  • 28 större mötesrum samt 21 mindre rum
  • Studio med full videoteknik för att hålla företagsövergripande stormöten live.

Jisans tips på vägen i er förändringsresa

1. Ha en tydlig målbild

Vart vill ni och varför vill ni dit? Vilka resultat vill ni uppnå? Se till att kommunicera den målbilden och visualisera vad det är vi kommer att uppnå med förflyttningen för att få med er medarbetarna.

2. Tänk återbruk i allt som går

Utgå från det ni har idag och bygg på med klassiska möbler som ni kan ha över tid. Fastna inte i att ni måste ha nytt utan återanvänd det ni har och väck liv i interiören igen.

3. Brinnande engagemang

Ni behöver sätta realistiska mål. Allt kommer inte att kunna förverkligas, och du kommer ta emot många åsikter och tankar längs vägen med olika viljor. Det gäller att hålla fast vid en hög energinivå och ett starkt engagemang och minnas varför ni gör detta.

Och sist men inte minst - glöm inte bort Mjölkmetoden.

Tyckte du artikeln var bra och vill läsa mer om framtidens arbetsliv?

Vi har intervjuat 41 beslutsfattare på stora och medelstora företag i ämnet ”Navigating the Future Workplace”. Resultatet blev en rapport med deras spaningar och insikter. Rapporten innehåller:

  • Gemensamma reflektioner kring den ”nya arbetsplatsen”
  • Citat från intervjuerna
  • Fem nyckelinsikter i hur man kan kommunicerar i en distansarbetet
  • Gemensamma slutsatser kring hur man ska tänka kring framtidens arbetsplats

Ladda ner rapporten.


Har du frågor om hybrida arbetssätt?

Kontakta Malin eller Britt.

Malin Ingman Wettler

Workplace Strategy Manager 073-088 69 25 · 08-782 03 25

Britt Lindqvist

Chef affärsutveckling

Nyfiken på vad en workplace strategy manager gör om dagarna?

Läs vår artikel

Det nya arbetslivet: så anpassar du ledarskapet till hybridmodellen

Klicka här