Vad är en arbetsplatsstrategi?

Vad är en arbetsplatsstrategi? Varför behövs den?

I en tid av förändring funderar allt fler på hur framtidens kontor bäst bör utformas. Frågorna är många: Hur kan arbetsplatsen stödja ett alltmer digitaliserat och mobilt arbetsliv? Vilken roll ska arbetsplatsen spela för verksamheten och medarbetarna? Hur kan kontoret bidra till den förändring och utveckling som vårt företag behöver? Varför ska vi jobba på kontoret överhuvudtaget?

Vad är en arbetsplatsstrategi? 

Enkelt uttryckt så är det en strategi för hur företag medvetet väljer att använda sin fysiska miljö för att nå mål och möta de utmaningar verksamheten har. Hur kontoret är utformat påverkar medarbetarna i mycket större utsträckning än vi någonsin gissat. En framgångsrik arbetsplatsstrategi tar alltid sitt avstamp i den egna organisationen genom att utforska svaret på bland annat följande frågor: Vilka är våra framtida utmaningar? Hur bör våra arbetssätt utvecklas? Vilken är den bästa utformningen av den digitala och fysiska arbetsplatsen, just för oss? Arbetsplatsstrategin ger svar på hur man ska arbeta tillsammans, hur kontoret och andra arbetsplatser ska utformas, vilka digitala verktyg som stödjer det samt hur ledar- & medarbetarskapet bör utformas för att stödja det på bästa sätt.

När är det aktuellt med en arbetsplatsstrategi?

I vår mening är den ständigt aktuell. Men kanske extra mycket nu, i tider av förändring och i samband med att organisationen står inför olika utmaningar. Många har upptäckt nya fördelar med att arbeta hemifrån och därmed mer flexibelt och mobilt. Samtidigt vittnar många om att kreativitet och utveckling tappar fart. Hur ska vi arbeta framåt? En framgångsrik arbetsplatsstrategi skapar rätt samspel mellan platsen, människan och tekniken och möter de behov ett företag har. Det behöver inte vara antingen aktivitetsbaserat kontor eller egna rum. Huvudsaken är att företaget vet varför lösningen ser ut som den gör.

Hybridkontor, hemarbete, aktivitetsbaserat? Det händer så mycket just nu. Är det inte bättre att vänta och se?

Det som driver arbetsplatsutvecklingen är den digitala utvecklingen, alla ska vi åt samma håll. Man kan välja att ta tag i sin strategi nu eller att vänta, men vill man vänta måste det vara ett medvetet beslut. Företag måste göra saker av en anledning. En del ser lokalen som en kostnad, något man måste ha. Andra som en investering i individen. Och sedan finns det de som ser kontoret som ett verktyg för att utveckla sin verksamhet. Oftast finns det ett gap mellan verksamhetens strategi och den fysiska miljön och hur den påverkar medarbetarna. Arbetsplatsstrategin måste landa hos företagets ledningsgrupp för att man ska lyckas.

Kan ett kontor skapa engagerade medarbetare?

Rätt enkelt faktiskt. De som genuint trivs på sitt arbete och har möjlighet att påverka kommer också att vara engagerade i sitt jobb. Men det handlar inte om individualism, arbetsplatsen måste skapa rum för samarbete. Det händer någonting när vi samarbetar, utväxlingen blir högre och engagemanget ökar.

Vilka är framgångsfaktorerna för en lyckad arbetsplatsstrategi?

Att se det ur ett helhetsperspektiv. Blandningen av en fysisk plats, teknik (digital och mobil) och den mänskliga processen. Den fysiska processen kan genomföras snabbt. Den mänskliga processen kräver tid och engagemang. Individer måste förstå för att kunna förändra, först varför, sedan vad och till sist är vi redo för förändring. Den största utmaningen är att sia om framtiden, ingen har tvärsäkra svar när verkligheten snabbt förändras. Ett sätt är att inte betrakta själva flytten eller ombyggnationen av kontoret som slutresultatet, utan istället som starten på en kontinuerlig process. Att göra arbetsplatsen mångsidigt användbar över tid, och forma organisation och rutiner för att följa upp och justera vid behov, skulle vi säga är resultatet vid en lyckad arbetsplatsstrategi.

4 saker att tänka på när ni ska utforma er arbetsplatsstrategi: 

  • Hitta en partner som kan hjälpa med att guida och coacha fram till rätt strategi
  • Släpp lokalen! Utgå ifrån att det inte handlar om kvadratmeter, identifiera istället vilken typ av utmaningar företag står inför och vilken utveckling som behövs
  • Säkerställ att företagets mål stöds i den fysiska arbetsmiljön
  • Gestalta strategin i den fysiska miljön
  • Engagera medarbetarna på olika sätt genom hela processen och håll en öppen kommunikation

Mer kontorskunskap, tips och inspiration hittar du här

Är du nyfiken på processen?
Henrik är en av Sveriges mest erfarna arbetsplatsstrateger och har hjälpt hundratals företag till nya kontor. Tveka inte att kontakta honom om ni vill ha ett bollplank och ett intressant samtal.

Henrik Eriksson
Arbetsplatsstrategi och hyresgästrådgivning Henrik Eriksson 070-968 17 90 · 08-566 207 90 henrik.eriksson@vasakronan.se