Det digitala arbetslivet är här

Så skrev Bill Gates redan 2005 i ett dokument med rubriken “The new world of work”. Det handlar om hur ny teknik skapar helt nya sätt att arbeta och leva. Gates dokument inspirerade Microsoft i Holland att utforma framtidens arbetsplats. Tre år senare, 2008, stod ett helt nytt aktivitetsbaserat kontor i Schiphol färdigt. Resultaten blev positiva, både när det gäller hårda värden (resultat, effektivitet) och mjuka (nöjda och glada medarbetare). Heléne Lidström, som då var marknadschef på Microsoft Sverige, blev inspirerad.

–Holland hade knäckt en nöt och jag gick till ledningsgruppen och sa: Det här måste vi göra med vårt huvudkontor! De nappade inte. Så här i efterhand förstår jag att jag inte hade tillräckligt bra argument. Den gången slutade det med att jag fick göra om ett konferensrum, säger Heléne Lidström och skrattar. Men skam den som ger sig. Heléne slipade argumenten.

– Vi hade 650 medarbetare och 650 skrivbord. Men tror du att de satt där? Icke. Den förstudie vi gjorde visade att nyttjandegraden av skrivborden var så låg som 25 procent. Ville man ha lugn och ro satt man hellre hemma. Ville man ha ett kreativt möte valde man ofta en annan plats än kontoret. Och då måste man ställa sig frågan: Vad har kontoret för syfte?, säger Heléne Lidström och fortsätter:

–  Problemet är att när människor inte är på plats tappar man i kunskap, utbyte och kreativitet. Och då riskerar man att det som är kittet, företagskulturen, sipprar ut. Människor behöver ett sammanhang, vi behöver skapa kontor där vi vill vara. Forts. →

– Jag såg uppdraget som en påse popcorn. När man stoppar påsen i micron poppar en del majskorn omedelbart, sedan kommer den stora massan och de sista riskerar att inte poppa alls. Det liknar den vedertagna 20-60-20-regeln som finns vid alla typer av förändringar. 20 procent är med från början, 60 behöver tänka och de sista 20 är skeptiska. Mitt jobb var att få alla att poppa, inte nödvändigtvis samtidigt.

I juni 2012 flyttade alla medarbetare in i provisoriska lokaler. I november var två av de fem våningsplanen klara för inflyttning och under de kommande månaderna öppnades våningsplanen etappvis. I mars 2013 var hela kontoret klart.

Kontoret är precis som i Schiphol aktivitetsbaserat, utan traditionella arbetsrum och med fria arbetsplatser. Här finns miljöer anpassade efter olika behov och uppgifter, antingen det handlar om kreativa möten eller om koncentration. Konceptuellt är kontoret utformat som en stad, där de olika våningsplanen representerar olika stadsmiljöer, som Kulturhuset, Parken och Centralstationen. Under månaderna före inflyttningen var kommunikationen intensiv.
– Vi var noga med att beskriva det som skedde som en förändrings-
process, inte som kontorsprojekt. För oss handlar det om att skapa Det Nya Arbetslivet, det vi kallar DNA. Det innebär en arbetsplats där kontoret utformas så att det bättre möter medarbetarnas behov, och som stöttar de nya arbetssätt som tekniken gjort möjliga.

I väntan på att flytta in hade man också ett antal workshops för att fånga upp synpunkter, farhågor och oro.
–  Det som dök upp var ofta väldigt konkreta funderingar. Får man ha parfym, får jag inte sitta bredvid Gittan nu, hur ska det gå med min ergonomiska stol, vad gör jag om någon stör mig genom att prata för högt, får man göra som tyska badturister och markera platser?, säger Heléne Lidström.

På det nya kontoret är 23 procent av ytan avsatt till skrivbord jämfört med tidigare 60 procent. Konferensrummen har blivit fler, de har ökat från 82 till 136.
– Vi har gått från 11 600 kvadratmeter till 8 500, från 650 skrivbord till 300. Däremot har vi 1 800 sittplatser, vilket betyder att varje rumpa har tre platser att välja mellan, antingen det är vid ett skrivbord, i ett mötesrum eller i en soffa. Att ha fria platser innebär också att vi kan vara klimatsmarta eftersom vi kan stänga ett våningsplan på sommaren. Det behövs inte mer yta än så.

Heléne Lidström är noga med att påpeka hur viktigt det är att se det nya arbetslivet som en helhet. Det handlar om plats, teknik och människa. Ett aktivitetsbaserat kontor utan en IT-lösning som stödjer arbetssättet, eller med ett ledarskap som är kvar i gamla hierarkiska strukturer,kommer inte att funka.
–  Det finns exempel där det gått snett, där resultatet har blivit upprörda och besvikna medarbetare. Ofta handlar det om att man har gjort förändringen av fel skäl. Till exempel sett det som ett sätt att använda ytorna mer effektivt för att spara pengar, säger Heléne Lidström och tillägger: Forts. →

–  Om ett företag inte har tänkt hela vägen och medarbetare slängs in i en ny miljö med ett helt nytt arbetssätt utan att förstå varför, då förstår jag om de kan känna sig överkörda. Företag måste göra sin hemläxa, de måste lyfta blicken innan de sätter igång en process som den här.

Heléne Lidström berättar att det, för Microsofts egen del, fanns två fördelar redan från start. För det första ett ledarskap som tar avstamp i grundfilosofin om tillit, som är nära och stöttande, och där var och en av medarbetarna förväntas ta eget ansvar för att nå uppsatta mål. För det andra, en smart IT-struktur som gör det fria arbetssättet möjligt.
–  Viktigt att tänka på är att det inte går att köpa in smarta IT-verktyg och tro att människor börjar använda dem av sig själva. Här krävs stöttning och utbildning. Medarbetare måste förstå hur man gör och varför. Till och med här på Microsoft, där man skulle kunna tro att IT-användning är självklar, behövs kontinuerlig stöttning i hur vi varje dag kan utmana oss och jobba smartare.

IT handlar också om vilken policy företaget har för vad anställda får göra och inte. Ska man ha tillgång till all information oavsett var man är? Ska man komma åt servrar om man sitter på tåget eller befinner sig 10 000 meter upp i luften?
–  På Microsoft uppmuntrar vi våra medarbetare till flexibelt arbete och vi har en generös policy. Via kommunikationsverktyget Lync har vi tillgång till alla medarbetare. Vi kommer åt allt oavsett var vi befinner oss. PC:n eller surfplattan är kontoret.

Helénes tips för en lyckad förändring

1. Tydlig vision.
2. Ledningens involvering.
3. Holistiskt synsätt; teknik, människa och plats.
4. Tekniken är möjliggöraren.
5. Investera i förändringen.
6. En förändringsprocess är aldrig klar. Fortsätt följa upp och utvärdera.