Följ med på Scanias förändringsresa mot framtidens arbetsliv

Många spenderar mindre tid på kontoret, flera företag har dragit ner på kontorsytor till följd men samtidigt återstår behovet att mötas. En paradox som utmanar. Scania har valt en spännande väg där de valt att skapa fler fysiska arbetsplatser och blivit bland de första att sjösätta en egen coworking för sina anställda.

Inom ramen ”Future work” arbetar Södertäljebaserade Scania med hur det hybrida arbetslivet ska se ut. En del av strategin är Scania Sergel – där de tagit hjälp av Vasakronan att skapa en egen coworking-arena som ligger på Malmskillnadsgatan i Stockholm city. På drygt 1 500 kvadratmeter, fördelade på en och en halv våning, finns arbetsplatser och mötesutrymmen för cirka 170 personer. Varje dag samlas ett nytt tvärsnitt av företaget och det skapar nya relationer och nätverk.

– Vi ville se hur det funkade att ha en delad arbetsplats med samma dynamik som kommersiell coworking – fast i egen regi, säger Mikael Billström, Employee Experience Strategy Lead på Scania.

Satsningen har visats sig vara framgångsrik. Sedan starten för ett och ett halvt år sedan har över 45 000 dagpass bokats av närmare 5 000 Scaniaanställda genom plattformen Flowpass.

– Våra medarbetare har fått mer frihet, ett mer dynamiskt arbetsliv och en större verktygslåda. När vi frågat varför de har bokat ett dagpass på Scania Sergel är det en mix av att få nya intryck och perspektiv, träffa kollegor, nätverka och få kortare pendlingstid till jobbet.

Mikael Billström har lite svårt för begreppet kontorsparadox. Han ser egentligen inte att det finns någon och tycker att diskussionen har blivit för polariserad.

– Den paradoxen finns bara om man är för fyrkantig i sinnet. Det handlar inte om att vi antingen ska arbeta på kontoret eller på distans. Vi lever i den bästa av världar och kan göra både och.

Samtidigt ser han den gemensamma fysiska arbetsplatsen som ett viktigt strategiskt verktyg. För att inte tappa i kollektiv produktivitet och relationer behöver vi mötas. Men inte varje dag.

Det viktiga är inte mängden närvaro, utan om att vara medvetna om vad vi ska göra och uppnå tillsammans. Det är ju ingen vits att vara på kontoret om man bara sitter i Teams-möten och inte ens äter lunch ihop. Hur använder vi den tid vi investerar i att vara tillsammans på bästa sätt?

Mikael Billström, Employee Experience Strategy Lead på Scania

För att få ut det bästa av vad Mikael Billström kallar en hybrid setup, behöver varje anställd ha koll på tre saker: Den egna rollen, vad teamet behöver och vad jag som person behöver.

– Utgångspunkten måste alltid vara hur teamet ska fungera allra bäst. Så att målen nås, relationer stärks och vi mår bra. Det innebär också att det krävs transparens och öppen dialog. På Scania pratar vi om alligned flexibility, anpassad flexibilitet.

För Scania finns en komplexitet i att verksamheten rymmer många olika arbetsuppgifter och roller. Allt ifrån verkstadsarbete som jobbar hands-on i produktionen, till mjukvaruutvecklare och data scientists och allt däremellan.

– Vår policy är att inte ha en policy som gäller alla. Det finns inget one size fits all. Då skulle det bli fel både för individer och team, säger Mikael Billström.

Nästa steg i Scanias förändringsresa i det nya arbetslivet är fler hubbar i Södertälje för coworking. En har precis öppnat, ytterligare två planeras.

– Tanken är att våra hubbar ska dra åt lite olika håll. Till exempel anpassas för individuellt fokus, med tysta små rum och bra arbetsstationer, eller bestå av mer sociala, kreativa ytor för utbyte och möten.

Medarbetarna väljer plats utefter sina behov och vilka personer de kommer att samarbeta med en viss dag.

– Genom att dela sina intentioner med sitt nätverk blir det också enklare att planera sin arbetsvecka för att maximera samarbetet.

Att tänka nytt kring den fysiska arbetsplatsen är både en ekonomisk och en hållbarhetsfråga, men också en fråga om att skapa energi på våra arbetsplatser, poängterar Mikael Billström som ser delningsekonomi som vägen framåt.

– För en individ är det kanske lättare att alltid ha tillgång till en fast arbetsplats. Men det är inte hållbart om jag är på arbetsplatsen kanske två, tre dagar i veckan. Det är ungefär som att äga en lägenhet i Åre och bara vara där en vecka om året.

Mikael Billström är medveten om att Scanias plan för framtidens arbetsliv innebär rätt stora förändringar för många medarbetare.

– Men vi gör detta gradvis och tweakar över tid. Vi brukar säga ”dare to try, manage the risk”. Vi vågar prova, men har också strategier för att hantera sådant som kanske inte fungerar. Viktigt är att bejaka olikheter, en del roller har fortfarande koppling till en viss plats. Även här finns inget one size fits all.

Tyckte du artikeln var bra och vill läsa mer om framtidens arbetsliv?

Vi har intervjuat 41 beslutsfattare på stora och medelstora företag i ämnet ”Navigating the Future Workplace”. Resultatet blev en rapport med deras spaningar och insikter. Rapporten innehåller:

• Gemensamma reflektioner kring den ”nya arbetsplatsen”
• Citat från intervjuerna
• Fem nyckelinsikter i hur man kan kommunicera i en distansmiljö
• Gemensamma slutsatser kring hur man ska tänka kring framtidens arbetsplats

Ladda ner rapporten