Vi älskar kontoret!

Tjänst

Hjälp till en smartare arbetsplats

Lokaler är mer än kvadratmeter och kostnader. De är verktyg för att förändra, påverka och inspirera. Vi är övertygade om den fysiska miljöns kraft för verksamheters förändring och utveckling. Det handlar bara om att ge sig tid att ställa rätt frågor. Och att börja i rätt ände. Vi erbjuder stöd genom hela processen. Rådgivning för att ta er arbetsplats till nästa nivå. Kontakta Henrik så hjälper han er vidare.

Vi älskar kontoret. För att det fyller en så viktig plats i vardagen för oss människor. För att det gör det möjligt att driva förändringsarbete i organisationer.

Vi älskar det för det sociala, det professionella. För kunskapsutbytet och för att det erbjuder möjligheten att ständigt utvecklas – som människa och som företag.

Helt enkelt för att kontoret är så mycket mer än en fysisk plats.

Arbetsplatsstrategi

Arbetsplatsstrategi handlar om att vara smart. Om att hitta det klokaste sättet att använda kontorets utformning för att ge verksamheten stöd och inspiration. Egentligen är det rätt enkelt. För att hitta rätt svar måste du ställa rätt frågor. I vårt arbete som arbetsplatsstrateger hjälper vi till med att ställa just de frågorna. Och då handlar det om helt andra saker än hur många kvadratmeter som behövs och vilket läge som är bäst.

Tillsammans med chefer och medarbetare diskuterar vi företagskultur, ledarskap, medarbetarskap, it och virtuell utveckling. Bland annat. Allt handlar om att förstå vart företaget är på väg och hur den fysiska miljön kan bidra till det. Poängen med arbetsplatsstrategi är att det inte finns ett enda svar. Det finns lika många svar som det finns företag och verksamheter.

Baserat på de analyser vi gör tillsammans rekommenderar vi vilken typ av arbetsplatsstrategi som passar er verksamhet bäst. Det kan vara allt från traditionella och skräddarsydda kontor till färdigmöblerade inflyttningsklara Smart & klart-kontor och Arena, vår version av co-working.

För vi vet att ett företags behov av arbetsplatser är rörligt och att ”one size” inte alls passar alla. Hos Vasakronan är det fritt fram att mixa olika typer av kontor. Kanske ett mindre eget kontor i kombination med medlemskap i Arena. Och i perioder med större beläggning hyra ett Smart & klart-kontor.

Allt börjar med en workshop

Tillsammans med er ledningsgrupp genomför vi en rad workshops för att definiera vilka drivkrafter som ligger bakom en förändring, och hur vi ska ta oss an förändringen. En fråga som vi lägger ned mycket tid på i vårt arbete med ledningsgrupper är VARFÖR och nå en samsyn kring det. Här är exempel på några av de drivkrafter till förändring som nästan alltid dyker upp:

  • Gestalta varumärket
  • Vara hållbara
  • Förbättra produktiviteten
  • Rekrytera och behålla medarbetare
  • Rätt kostnader
  • Öka flexibiliteten
  • Samverkan och interaktion
  • Stödja kulturförändring
  • Stimulera kreativitet.

Fem steg till en smartare arbetsplats

Hur ser verksamheten och lokalerna ut idag? Vad tycker ni funkar bra eller dåligt? Tillsammans med er analyserar vi nuläget.

Det första vi gör är att vi tillsammans med er skaffar en gemensam bild av nuläget. Vi tittar på hur verksamheten ser ut idag och hur lokalerna fungerar. Det gör vi bland annat genom intervjuer med nyckelpersoner. Syftet är att skapa samsyn. Resultatet blir ett ramverk med riktlinjer för vad den fysiska miljön ska bidra till, kopplat till företagets utmaningar.

Vilka är era mål? Hur ser behoven ut och vilka är utmaningarna? Hur kan den fysiska miljön bidra? Genom workshops hittar vi fram till en arbetsplatsstrategi. 

I workshops med ledningsgrupp och medarbetare letar vi efter svaren. Inte sällan blir det en katalysator för diskussioner om ledarskap, företagskultur och om vart företaget är på väg. Resultatet blir en visionsrapport som beskriver er framtida arbetsplats och en övergripande arbetsplatsstrategi. Arbetsplatsstrategin är unik för varje företag och ger svar på hur fysisk miljö och medarbetarnas kunskap och kompetens ska fogas samman på bästa sätt, med utgångspunkt i verksamhetens utmaningar och mål.

Utifrån analysen och arbetsplatsstrategin formas ett designkoncept. Med bilder, symboler och ord beskrivs de viktigaste byggstenarna för den nya arbetsplatsen. 

Tidigare insikter kompletteras med frågor som: Arbetar ni mest på kontoret eller är ni ständigt på språng? Hur ska kunskap förmedlas och delas? Vad behöver och vill ni dela i form av arbetsplatser och mötesyta? Vilken IT-lösning behövs? Svaren sammanfattas i ett designkoncept som med hjälp av bilder, symboler och ord beskriver arbetsplatsen.

Skapa och bygg. Flytta in! 

Designkonceptet är klart. Principerna för den nya kontorslösningen är på plats. I det här skedet är det mycket som är konkret. Det är dags att hitta kontorsläget och rita in den skarpa lösningen.

Nu behövs en projektgrupp med olika kompetenser för att möta behovet i projektet. Förändringsledning, kommunikation, IT, projektledning och ett tydligt ledarskap är några exempel på vad som behövs i den här fasen. Och så referensgrupper och en flyttgeneral förstås.

Att utvärdera är A och O. Blev det som ni ville? Vad tycker kollegorna? Behöver något förändras?

Ramverket är bra att ha som grund att gå tillbaka till. Ibland förändras förutsättningarna och något måste justeras. Ibland handlar det om arbetssätt, ibland om möbleringen.

Utvärderingen kan göras på flera sätt. Webbenkät, fokusgrupper eller bara samtal med varandra. Det viktiga är att inte släppa målbilden förrän man har nått ända fram och man känner att lokalen och den fysiska miljön verkligen bidrar på det sätt man önskar. Det är inte klart när man flyttar in, det är då det börjar.

Är du nyfiken på processen?
Eller har du redan bestämt dig och står i startgroparna?
Kontakta Britt eller Henrik så hjälper de dig vidare.

Britt Lindqvist
Chef utveckling Britt Lindqvist 070-261 43 56 · 08-566 205 95 britt.lindqvist@vasakronan.se
Henrik Eriksson
Arbetsplatsstrategi och hyresgästrådgivning Henrik Eriksson 070-968 17 90 · 08-566 207 90 henrik.eriksson@vasakronan.se