Fel kontorsutformning sänker medarbetarnas produktivitet

Fel kontorsutformning sänker medarbetarnas produktivitet

Nästan 1 av 3 som arbetar på kontor i Sverige anser att lokalerna inte är anpassade för att öka medarbetarnas produktivitet. Kontorsanställdas produktivitet varierar beroende på kontorets utformning, tiden på dygnet och hur nära chefen man sitter. Vasakronans undersökning Kontorsbarometern visar också att produktiviteten är som högst på förmiddagen, och att 41 procent av de kontorsanställda anser att de blir mer produktiva av att sitta nära chefen.

Skrivbordet på jobbet är den plats där svenskarna anser sig vara som mest produktiva. Den platsen toppar framför att jobba i hemmet och från andra platser på kontoret. 60 procent föredrar att sitta vid skrivbordet när de behöver lösa en uppgift effektivt. Det visar Kontorsbarometern från Vasakronan, som innehåller svar från 2036 kontorsanställda i Sverige. I kontorslandskap är fler flexibla med var de jobbar effektivast och svarar i större utsträckning att de föredrar att sköta produktivt arbete hemma, i mötesrum eller i en telefonhytt.

– Platsen där vi jobbar mest fokuserat varierar. Ju fler man är på arbetsplatsen desto mindre benägen är man att föredra skrivbordet för produktivt arbete. Drygt hälften av kontorsanställda på arbetsplatser med över 100 medarbetare föredrar att sitta på andra platser än vid det egna skrivbordet när de behöver arbeta fokuserat. En lösning kan vara aktivitetsbaserat kontor, som erbjuder medarbetarna ett smörgåsbord av olika zoner för olika typer av arbetsuppgifter, säger Britt Lindqvist, utvecklingschef på Vasakronan.

Produktiviteten på kontor är högst på morgonen och förmiddagen. 21 procent svarar att de är mest produktiva och får mest gjort under morgonen, medan 47 procent svarar förmiddagen. Lunchen innebär en tydlig dipp i produktiviteten, och under eftermiddagen är det färre som tycker att de får lika mycket gjort. Effektiviteten över dygnet varierar beroende på ålder. Äldre har en tydligare topp före lunch, medan 18–30-åringarna i högre grad känner sig produktiva efter lunch.

Kontorsbarometern visar också att det fysiska avståndet till chefen anses påverka produktiviteten. Fyra av tio bedömer att medarbetarna blir mer produktiva av att chefen sitter i närheten. Chefernas tilltro till sin egen förmåga att öka produktiviteten hos medarbetarna är större än vad medarbetarna själva upplever. 50 procent av cheferna anser att medarbetarna blir mer produktiva av att chefen sitter bland dem, medan motsvarande andel av medarbetarna är 38 procent.

– Arbetsplatsens utformning påverkar i hög grad verksamhetens effektivitet och lönsamhet. Samtidigt visar Kontorsbarometern att var tredje svensk som arbetar på kontor anser att det egna kontoret inte är anpassat för att underlätta produktivt arbete. Den fysiska miljön kan vara ett kraftfullt verktyg för att förändra och utveckla verksamheten – om man gör det på rätt sätt, säger Britt Lindqvist.


Tips! Så utformar du kontoret för att öka produktiviteten:

  • Börja med att ställa rätt frågor. Fundera över hur ni vill utveckla verksamheten och hur lokalen kan utformas för att stödja mål, visioner och arbetssätt.

  • Utgå från verksamhetens behov och skapa zoner eller rum för olika typer av aktiviteter.

  • Skapa förutsättningar för både gemenskap, interaktivitet och avskildhet.

  • Ta hänsyn till ljudmiljön och jobba med varierad akustik i olika delar av kontoret.

Mer information om undersökningsresultatet och Kontorsbarometern finns på www.kontorsbarometern.se, där det också går att filtrera svaren på kön, ålder och geografi.

Hur anpassade tycker du att dina nuvarande kontorslokaler är för att underlätta för medarbetarna att arbeta produktivt (t.ex. få en arbetsuppgift klar snabbt och effektivt)

Mycket anpassade 16%
Ganska anpassade 51%
Inte särskilt anpassade 25%
Inte alls anpassade 6%
Vet ej 3%


När du behöver arbeta ostört för att lösa en uppgift så effektivt och fokuserat som möjligt, var föredrar du att göra det?

Vid skrivbordet på kontoret 60%
Hemma 20%
I ett mötesrum eller telefonhytt på kontoret 12%
På annan plats på kontoret (t.ex. fikarum eller soffgrupp) 4%
På kafé eller liknande i närheten av kontoret 1%
Annan plats utanför kontoret: 1%
Vet ej/kan ej svara 2%


I vilken utsträckning håller du med om följande effekter av att chefen sitter bland medarbetarna och inte avskilt, t.ex. i ett eget rum?
Medarbetarna blir mer produktiva

Mycket stor utsträckning 8%
Ganska stor utsträckning 33%
Inte särskilt stor utsträckning 32%
Inte alls 12%
Vet ej 15%


När på dygnet är du som mest produktiv (dvs. får mest gjort) respektive som mest kreativ (dvs. hittar nya lösningar eller arbetar på nya sätt)?
Som mest produktiv

Tidig morgon 21%
Förmiddag 47%
Lunch 1%
Efter lunch 9%
Sen eftermiddag 10%
Kväll 6%
Natt 1%
Vet ej 3%

Fakta Kontorsbarometern
Kontorsbarometern är en undersökning som speglar kontorsanställdas åsikter i frågor som rör kontor och arbetsmiljö. I årets undersökning har 2036 svenskar deltagit. Alla respondenter arbetar på kontor och är mellan 18 till 65 år. Insamlingen skedde med digitala enkäter via e-post och utskicken gjordes i representativa kvoter med avseende på kön, ålder och region. Undersökningen genomfördes i januari 2014 av United Minds.

För mer information, vänligen kontakta:

Britt Lindqvist
Utvecklingschef
Tel: 070-261 43 56
E-post: britt.lindqvist@vasakronan.se

Rebecca Liljebladh Thorell

Projektledare kommunikation
Tel: 072-222 15 09
E-post: rebecca.liljebladh-thorell@vasakronan.se