Hållbara arbetssätt & Riktlinjer

Hållbara arbetssätt & Riktlinjer

Hur du arbetar hållbart som leverantör

Hållbarhetsfrågorna är en naturlig och integrerad del av Vasakronans verksamhet. För oss är det därför viktigt att även du som leverantör arbetar hållbart. Vi har tagit fram en uppförandekod, som innehåller de krav vi ställer på våra leverantörer.

Vår uppförandekod

Byggvarubedömningen

Sveriges största och viktigaste fastighetsägare och byggherrar har gått samman för att ta fram en standard för miljöbedömning av varor. Med en gemensam standard för bedömningar och ett lättanvänt systemstöd för att söka miljöbedömda varor är ambitionen att morgondagens hus ska byggas och förvaltas med enbart miljöbedömda produkter. Systemet kallas Byggvarubedömningen. Du som leverantör och extern projektledare till Vasakronan ska ha registrerat medlemskap i Byggvarubedömningen.

Ett konto skapas via Byggvarubedömningens hemsida.

Byggvarubedömningen tillhandahåller ett webbaserat verktyg som underlättar val av bygg- och förvaltningsmaterial som är bra för miljön. I databasen finns miljöbedömningar för de mest använda produkterna/varorna som används inom fastighetsbranschen.

Om material som används i projektet inte klarar Byggvarubedömningens krav ska detta motiveras.

Återbruk

Vasakronan vill bidra till ett ökat återbruk när vi river och renoverar. Det finns olika produktgrupper eller typvaror som är speciellt lämpliga att återanvända i stor skala på grund av stor efterfrågan, de är standardiserade, de är lätta att demontera och återanvända och de ger stora miljövinster.

  1. Glaspartier
  2. Akustikskivor
  3. Galler & smide
  4. Belysning
  5. Dörrar
  6. VVS
  7. Beslag, dörrautomatik, dörrhantag
  8. Golv
  9. Möbler

Kompanjonen kan se en möjlighet att återbruka andra varor än ”typvaror”, ex spiraltrappa, receptionsdisk osv. En rivningsinventering behöver genomföras för att besluta vilket material som går att återbruka i lokalen och planera för demontering och bortforsling. För mer information se foldern Vägledning för återbruk.

Vasakronan har ingått ett avtal med Kompanjonen AB för återbruk av material i projekt.

Återbruksprocessen ser ut som nedan:

Preliminär inventering

Kompanjonen kommer till lokalen eller fastigheten innan hyresgästen har flyttat ut. Kompanjonen gör en preliminär inventering med mål att fastställa om det finns material som kan återbrukas/säljas vidare, och om ett återbruksuppdrag ska startas. Om uppdrag ska startas, skapas en preliminär återbruksrapport och en grov tidplan för uppdraget sätts upp. Preliminär återbruksrapport skickas till PL/EPL. Medverkande vid preliminär inventering är Kompanjonen, PL, EPL och ev involverad Arkitekt.

Inventering

Kompanjonen gör en skarp inventering av lokalen eller fastigheten vid tiden då hyresgästen ska flytta ut/har flyttat ut. Material som ska återbrukas märks ut fysiskt i lokalen/ fastigheten. Tidplan för demontering av material samt vem som ska utföra demonteringen koordineras. Den preliminära återbruksrapporten uppdateras och blir skarp och skickas till PL/EPL. Medverkande vid skarp inventering är Kompanjonen, PL, EPL och ev involverad Arkitekt.

Demontering

Demontering av material som ska återbrukas sker företrädesvis av Kompanjonen eller demonteringsfirma som Kompanjonen anlitat. Kompanjonen står i dessa fall för och hanterar allt: demontering, paketering, bortforsling och frakt. I vissa fall anlitar Vasakronan själva en demonteringsfirma. I dessa fall ska Kompanjonen bistå med guide/coach så att demonteringen går rätt till samt står för emballage för paketering och bortforsling/frakt. Återbruksrapporten uppdateras till status demontering och skickas till PL/EPL. Kompanjonen hämtar demonterat material på anvisad plats i fastigheten.

Sålt material

Kompanjonen säljer det återbrukade materialet i sin webbutik, butik eller telefon. Vasakronan kan handla material från Kompanjonen.

Scenarion för demontering:

Kompanjonen demonterar (rekommenderas)

  • Kompanjonen anlitar firma som demonterar.
  • Kompanjonen står för demonteringskostnad samt för paketering och bortforsling.

Vasakronan demonterar

  • Vasakronan anlitar firma som demonterar.
  • Kompanjonen bistår kostnadsfritt med guidning vid demontering.
  • Kompanjonen står för kostnad för paketering och bortforsling.
  • Kompanjonen ersätter Vasakronan med en schablon per styck och per typ av återbrukat material som kompensation för utgift demontering. För andra varor än “typvaror”, tex spiraltrappa, görs en separat överenskommelse om ersättning.

Kompanjonen hämtar demonterat material från lokal/förråd

  • Vasakronan har ett förråd eller lager med redan demonterat material.
  • Kompanjonen inventerar.
  • För material som bedöms kunna återbrukas står Kompanjonen för kostnad för paketering och bortforsling.
  • Kompanjonen ersätter Vasakronan med en schablon per styck och per typ av återbrukat material som kompensation för utgift demontering. För andra varor än “typvaror”, tex spiraltrappa, görs en separat överenskommelse om ersättning.

Kompanjonen lagerhåller demonterat material

  • Kompanjonen kan i vissa fall lagerhålla återbrukat material enkom för Vasakronan.
  • Lagerhållning ska överenskommas separat.

Vasakronan köper återbrukat material av Kompanjonen

  • Vasakronan kan köpa återbrukat material från Kompanjonen.

Kontaktperson hos Kompanjonen AB är: Per Håkansson (VD); per@kompanjonen.se, 0709 31 71 87.

Möta kunden i projekt

Hyresgästinfo

Det är viktigt att kommunicera till hyresgästerna i fastigheten om pågående projekt och störande arbeten. Detta kan göras via en fastighetsnyhet i Vasakronans mobilapp Hyresgästinfo, via våra digitala skyltar eller på gång-blad i fastigheten, mailutskick till våra kontaktpersoner hos hyresgästen eller roll-ups i entréer. Du är ansvarig att meddela Biträdande Fastighetschef/Förvaltningsassistent som hjälper dig hantera kommunikationen.

Avstämningsmöten

Om en specifik kund berörs av projektet ska det ske löpande avstämningar med kunden.

Slutbesiktning

Projektbeställaren, tekniska förvaltare och drifttekniker kallas till slutbesiktning. Beroende på hyresavtalets upplägg kallas eventuellt hyresgästen. Besiktningen sammanfattas i ett utlåtande där kvarvarande brister och fel redovisas. Besiktningsanmärkningar följs upp och åtgärdas. Vid behov genomförs en efterbesiktning.

Överlämning

Relationshandlingar, drift- och skötselinstruktioner samt projektdokumentation ska överlämnas till förvaltningen genom att flytta dessa dokument till förvaltningsarkivet via RITA. Handlingarna ska granskas av den driftansvarige och godkännas av projektledaren. Förvaltningen ansvarar för att relevant information sparas in i DeDU. Kundteamet tar över ansvaret för drift och skötsel i samband med överlämnandet.

Initiera därefter ett överlämningsmöte med hyresgästen. Samordna detta med teknikenhetschefen och projektbeställaren. I samband med överlämningsmötet så diskuteras genomförandet av projektet.

Sekretess

I det avtal ni har med Vasakronan finns skrivet vad som gäller sekretess kring uppgifter och handlingar.

Om du är konsult och i din roll får access till Vasakronans IT-miljö, men inte har ett formellt anställningsavtal hos Vasakronan, ska du signera en sekretessförbindelse. Vasakronans IT-support ansvarar för att sekretessförbindelsen skickas ut i samband med att ett konto skapas. Därefter ansvarar Vasakronans interna projektledare för att sekretessförbindelsen undertecknas och skickas tillbaka till IT-support.

För frågor kring sekretess generellt ska du vända dig till Vasakronans inköpsavdelning. Har du frågor om sekretess kring Vasakronans IT-miljö ska du vända dig till IT-support eller Vasakronans interna projektledare.

Whistleblower
– det ska gå rätt till

Vi motverkar all form av korruption och andra oegentligheter. Alla våra anställda och leverantörer förväntas följa gällande lagar och regelverk samt de uppförandekoder som tagits fram, en för medarbetare och en för leverantörer.

Om du misstänker att någonting inte går rätt till kan du anmäla detta. Antingen till Vasakronans egen compliance officer eller till företagets externa visslarfunktion. Den externa visslarfunktionen är en instans dit både medarbetare och externa aktörer, till exempel kunder och leverantörer, anonymt kan vända sig.

Så här gör du en anmälan:

Gör en anmälan till Interaktiv Säkerhet

Interaktiv Säkerhet är Vasakronans externa visselblåsarfunktion. Företaget agerar ombud för Vasakronan och garanterar på så sätt anmälarens anonymitet. Till Interaktiv Säkerhet kan både kunder, leverantörer och andra intressenter vända sig för att göra en anmälan.

Det finns fyra olika sätt att lämna sin anmälan:

  1. Fyll i frågeformuläret
  2. Ring till Interaktiv Säkerhet på vardagar 08.00-16.30. Tel: 0770-455 580.
  3. Skicka e-post.
  4. Skicka din anmälan via post till adressen:
    Interaktiv Säkerhet i Norden AB
    “Vasakronan”
    Norrgatan 10
    432 41 Varberg

Gör en anmälan till compliance officer, Sheila Florell

I kommunikationen med compliance officer gäller så kallad meddelarfrihet. Det innebär att compliance officer har tystnadsplikt om vem som är informationsgivare. Du når Sheila Florell på mejl: Sheila.Florell@vasakronan.se eller telefon: 08-566 205 56.

Kris, olycka och incident

Hur du ska agera vid kris

Vid en krissituation kontakta någon av följande:

  • Peter Östman, kommunikationschef, krisansvarig Tel:  08-566 20 560
  • Sheila Florell, chefsjurist Tel:  08-566 20 556
  • Cecilia Söderström, HR chef Tel: 08-566 20 531

Incidenter och olyckor

En incident/olycka är något som sker i/runt Vasakronans fastigheter, inklusive olyckor som involverar kunder eller besökare. Om en incident/olycka sker är du skyldig att kontakta uppdragsgivaren (Vasakronans projektledare). Projektledaren rapporterar incidenten/olyckan enligt Vasakronans rutin för detta.

Arbetsplatsolyckor leverantörer

En arbetsplatsolycka involverar en person på byggarbetsplatsen. Om en arbetsplatsolycka drabbar en leverantör under projektet är du skyldig att kontakta uppdragsgivaren (Vasakronans projektledare). Projektledaren rapporterar arbetsplatsolyckan enligt Vasakronans rutin för detta.

Processen för Fastighetsutveckling

Processen Fastighetsutveckling är en av Vasakronans tre kärnprocesser (Transaktioner, Fastighetsutveckling och Fastighetsförvaltning).

Information om delprocesserna i kärnprocessen Fastighetsutveckling finns i RITA under fliken Vasakronans projektmallar.