Våra stödsystem

Här kan du få mer vägledning om hur du som leverantör förväntas agera och vilka stödsystem som du kan ha nytta av i samarbetet med Vasakronan.

  •  DeDU för ramavtalsbeställningar och beställningar från serviceleverantörer

  •  RITA för ritningar och förvaltningsdokument

  •  PALETTE för fakturahantering

DeDU – ramavtalsbeställningar och beställningar från serviceleverantörer

DeDU är Vasakronans ärende- och felhanteringssystem kopplat till våra fastigheter.

Från DeDU kan mindre arbeten från våra ramavtalade entreprenörer eller serviceleverantörer beställas, via ett formulär.

Dokument som kan behövas relaterat till beställningar i DeDu är:
Instruktion för ramavtalsentreprenörer och serviceleverantörer
Riskarbeten, arbeten med särskild risk enligt AFS 2008:16
Generella ordnings- och skyddsregler

RITA för ritningar och förvaltningsdokument

Vasakronan hanterar och lagrar ritningar och förvaltningsdokument för fastigheterna i ett digitalt webbaserat systemstöd som heter RITA. RITA används av både projekt- och förvaltningsorganisationen.

I RITA finns alltid den senaste versionen av Vasakronans styrande dokument och mallar. Du hittar dem på projektnätverkets startsida under Projektledningsmallar.

I RITAs projektnätverk dokumenterar vi alla om-, till-, och nybyggnadsprojekt, fastighetsutvecklingsprojekt, och underhållsprojekt. Här utbyts och uppdateras information och handlingar, lätt åtkomliga för interna och externa parter. Projektnätverket stöder också projektet med bl.a. versionshantering av handlingar samt kommunikation och delning av handlingar inom projektet.

Vasakronans interna projektledare anger i sin projektanmälan vilka personer från respektive leverantör som ska ingå i projektet. Dessa läggs upp med behörigheter i projektet och får då access till projektets utlånade handlingar som ska revideras. Du som tidigare inte har arbetat för Vasakronan kommer att få ett välkomstmail med inloggningsinformation till RITA.

Ritningsadministration är en tjänst kopplad till systemet RITA. Ritningsadministrationen hjälper till med ritnings- och systemfrågor i både projekt och förvaltning och bemannas av Sweco Position. Du når ritningsadministrationen, RA, på telefon 08-705 07 00 eller via e-post ra@projektstruktur.se. De har öppet måndag till fredag 8.00-17.00, lunchstängt 11.30-12.30.

Till RITA finns även en tjänst för informationssamordning kopplad. Informationssamordnaren kan användas till att i början av projektet sätta upp CAD-modeller och arbetssätt, göra kvalitets- och kollisionskontroller under projektets gång och för att hjälpa till med kvalitetssäkringen innan återförande av handlingarna till Arkivet. Informationssamordningen finns till för att avlasta projektledaren i RITA-administrativa frågor. Informationssamordnaren sköter även utbildning i systemet för projektgrupperna.

Till RITA

Palette för fakturahantering

Vasakronans system för fakturahantering heter Palette. Som externt inhyrd konsult gör du ibland beställningar till Vasakronan har därmed som uppgift att kontrollera att inkomna fakturor är korrekta, det vill säga ställda till rätt bolag, är rätt konterade, att rätt leverans har gjorts och till rätt pris. Access till Palette erhålls efter anmälan och när uppdrag hos Vasakronan startats.

Före arbete i Palette bör du få en utbildning i de vanligaste funktionerna i systemet. Utbildning görs av Leverantörsreskontra.

Korta instruktionsfilmer

Palette – Dashboard
Palette – Mina Fakturor
Palette – Rapporter

De vanligaste funktionerna är:

  • Attest/Signering av faktura – fakturan går efter din kontroll vidare i fakturaflödet. Det är viktigt att fakturor attesteras så snabbt som möjligt. Mailavisering finns.
  • Fritext – Ibland behövs en förklarande text till fakturan, det finns en funktion för det.
  • Kontroll av pris enligt prislista.
  • Reklamation – då något i fakturan inte stämmer kan den reklameras. I funktionen finns ett förtryckt svar till stöd, men specifika uppgifter för den aktuella fakturan ska alltid fyllas i. Det rekommenderas att alltid kontakta leverantören av fakturan för diskussion innan fakturan reklameras från Palette.

IT-support

Vasakronans IT-support och drift är bemannad av Excanto.

Supporten är bemannad helgfria måndagar-fredagar mellan 7:00 och 19:00.
Före 07.30 och efter 17.00 har vi lite lägre bemanning och något sämre servicenivåer.

Du når IT-support på följande sätt:
Telefon: 08-566 20 566
E-post: it-support@vasakronan.se