De där 15 minuterna är inte bortkastad tid

Tio minuter till nästa möte eller en liten lucka mellan två arbetsuppgifter. Tid som lätt fylls med ytterligare några mejl eller ett snabbt telefonsamtal. Men tänk om det bästa vi kan göra med de där minuterna är att inte jobba alls? 

Hur brukar du använda tiden mellan arbetsdagens planerade aktiviteter? De där små mellanrummen som sällan får någon större uppmärksamhet, men som kan spela stor roll för både vårt välmående och hur vi fungerar på jobbet. Vissa fyller det med mer arbete, men allt oftare pratas det om vikten av att använda det till återhämtning.

Vi har pratat med Johanna Edvinsson, forskare i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, som studerar just återhämtning i det flexibla arbetslivet.

– Återhämtning är ofta något vi förväntas ägna oss åt på kvällen, helgen eller semestern. Men det finns många tillfällen under arbetsdagen att återhämta sig. Vi behöver inte fylla alla luckor med arbete.

Gör något helt annat

Så vad ska vi egentligen göra med de där 15 minuterna? Svaret beror på vad vi har gjort innan.

Efter flera timmar framför datorn kan en promenad, ett samtal med en kollega eller bara ett miljöombyte vara precis vad som behövs. Den som har haft en fysiskt krävande arbetsdag kan i stället behöva sätta sig ner och vila.

– Det handlar om att återhämta sig från den belastning man har utsatts för. Har man suttit stilla och arbetat koncentrerat behöver man kanske röra på sig och rikta uppmärksamheten mot något annat. Det kan vara något socialt, kreativt eller bara en lugn stund.

Men för att kunna ta vara på de där minuterna behöver vi också ha möjlighet att påverka hur arbetsdagen ser ut, oavsett om det handlar återhämtning, omställning eller spontana möten. Här spelar det flexibla arbetslivet en viktig roll.

Frihet att välja rätt plats och aktivitet

Sverige har, enligt Johanna, kommit långt när det gäller flexibla arbetsformer, inte minst tack vare vår höga digitaliseringsgrad. Pandemin gjorde också frågan än mer aktuell när man förlorade mycket av den fysiska kontakten med andra. Många fick exempelvis problem att skilja privat- och arbetsliv åt. Nu handlar diskussionen alltmer om hur vi får flexibla arbetsplatser att fungera långsiktigt.

– Det gäller att hitta en balans som fungerar för både medarbetarna och verksamheten. Det finns ingen lösning som passar alla. Om det tidigare varit väldigt individanpassat börjar många lyfta blicken och se till helheten.

Johanna deltar bland annat i forskningsprojektet Flexibel omställning för hållbar innovation II vid Högskolan i Gävle. Tillsammans med bland andra Region Gävleborg, Movexum, Propell och Sandbacka Science Park hjälper de små och medelstora företag att utveckla flexibla arbetssätt som stärker både innovationsförmågan och attraktiviteten som arbetsgivare.

Kontoret öppnar för det oväntade

En viktig del handlar om att kunna välja arbetsmiljö efter uppgift och behov. En koncentrationskrävande individuell uppgift kräver lugn och ro, vilket för vissa uppnås bäst hemma, för andra i tysta miljöer på kontoret. Kontoret kan också skapa särskilt goda förutsättning för att få till de där spontana möten, nya idéer, socialt umgänge och kreativt samarbete.

– När vi utformar våra kontor finns det här tänket med oss hela vägen. Det handlar inte nödvändigtvis om att göra det möjligt att ta fler pauser, utan i stället att se till att mellanrummen blir en egen, naturlig del av arbetsdagen. Mötet är planerat, men det som händer på väg till och från mötet är det inte, säger Malin Ingman Wettler, Workplace Strategy Manager på Vasakronan.

Det ställer krav på hur vi utformar våra arbetsplatser. Ett kontor behöver inte bara erbjuda skrivbord och mötesrum, utan också miljöer för allt det som händer däremellan. En soffa för en stunds avkoppling, en kaffe med en kollega eller möjligheten att komma ut och röra på sig. Trappor och stråk inom kontorets yta ska inbjuda till spontana möten samtidigt som de lugna, mer avskilda ytorna också måste få finnas.

Och den kanske viktiga slutsatsen blir att all värdefull arbetstid inte behöver vara bokningsbar.