Allmänna villkor medlemsavtal

ALLMÄNNA VILLKOR FÖR MEDLEMSKAP I VASAKRONAN ARENA
Gäller från och med 2020-10-28

1. Medlemsavtalet
Vasakronan och medlemmen har ingått ett medlemsavtal för Vasakronan Arena och dessa allmänna villkor utgör en integrerad del av medlemsavtalet. Definitioner ska ha samma betydelse i allmänna villkoren som i medlemsavtalet i övrigt, om inte annat anges.

2. Medlemskap i Vasakronan Arena
Genom medlemskapet i Vasakronan Arena kan medlemmen teckna abonnemang som ger rätt att i mån av plats använda Arenan för coworking, delta i olika event som Vasakronan arrangerar och i övrigt använda Vasakronan Arena. I abonnemangen ingår tillgång till Vasakronan Arenas kontorsservicetjänster, såsom skrivare, kopiator och trådlöst nätverk samt kaffe och te. På vardagar (med undantag för dag före röd dag, storhelger, semestertider etc.) är receptionen bemannad under kontorstid. I Arenan finns bland annat skrivbord, loungemöbler och annan inredning som lämpar sig för kontorsarbete.

Genom medlemskapet får medlemmen tillgång till Vasakronans digitala kundportal (”Kundportalen”) där medlemmens avtalsombud administrerar medlemskapet och tilldelar abonnemang till de personer som ska vara s.k. Användare och som därmed ska ha tillgång till mobilapplikationen @work. För @work gäller särskilda användarvillkor som behöver godkännas vid nedladdning av mobilapplikationen.

Endast användare som har @work kan tilldelas en digital nyckel till Arenan, göra beställningar av resurser, varor och tjänster i Vasakronans e-shop och använda olika funktioner inom Arenan.
Omfattningen av resurser, varor och tjänster som ingår i medlemskapet eller tillhandahålls mot extra kostnad, har Vasakronan rätt att ensidigt ändra under avtalstiden.

3. Tillgång till Vasakronan Arena

Användare
Medlemmen administrerar på egen hand vilka Användare som ska ha rätt att använda medlemmens abonnemang via Kundportalen. Med Användare avses fysiska personer som arbetar professionellt för medlemmen, d.v.s. både anställda och uppdragstagare. Medlemmens avtalsombud har rätt att ändra Användare via Kundportalen och en ändring träder ikraft efter 14 dagar genom att den nya Användaren får tillgång till @work och tilldelas en digital nyckel till Arenan. Medlemmens avtalsombud ska samtidigt tillse att den tidigare Användarens tillgång till @work och digitala nyckeln till Arenan upphör.

Dagspass
För att skapa flexibilitet har både medlemmens avtalsombud och Användare möjlighet att vid behov låta andra personer få tillträde till en Arena under en dag genom att boka dagskort (”dagspass”). Dagspass kan endast köpas till en Arena som medlemmen har abonnemang för. Det maximala antalet dagspass som kan köpas är tio (10) stycken per dag och medlem. En person som har ett dagspass (”Dagspassanvändare”) får tillträde till Arenan, i mån av plats. Aktuellt pris för dagspass framgår av Kundportalen och @work.

Mötesgäster
Användare har möjlighet att via @work bjuda in en eller flera gäster för ett möte (”Mötesgäster”). Inför mötet kan Användaren boka mötesrum mot en extra kostnad. Användare får även ha möten inom de öppna anvisade utrymmena i Arenan, om inte andra störs eller utrymmena är upptagna. Som huvudregel är de öppna anvisade utrymmen inte bokningsbara och kan därför i mån av plats användas för spontanmöten, utan extra kostnad. Om Användare ska arrangera ett möte och önskar boka de öppna anvisade utrymmena mot extra kostnad, ska Användaren i förväg kontakta receptionen för en offert. Samtliga Mötesgäster ska registreras i @work av en Användare eller anmäla sig i Arenans reception. Användaren ansvarar för sina Mötesgäster och ska vara närvarande under hela tiden som besöket pågår. Användare ansvarar även för att Mötesgäster lämnar Arenan efter mötet. Det är inte tillåtet för personer som inte registrerats, att vistas i Arenan. Vidare får inte Mötesgäster utan dagspass använda Arenan som arbetsplats på motsvarande sätt som Användare.

Kapacitet
Arenan har en maxkapacitet med hänsyn till bland annat brandregler och begränsningar i ventilations- och kylanläggningen. Om Arenan vid något tillfälle är full, har Vasakronan rätt att neka Användare, Dagspassanvändare och Mötesgäster tillträde till Arenan. Om en Dagspassanvändare nekas tillträde till Arenan annulleras köpet av dagspasset och betald ersättning återbetalas. Det maximala antalet Mötesgäster per möte är begränsat till det bokade mötesrummets kapacitet eller den tillgängliga kapaciteten inom de öppna anvisade utrymmena vid mötestillfället.

4. Betalning
Medlemmen ska betala medlemsavgiften mot faktura i förskott senast sista vardagen före varje kalendermånads början. Om avtalstiden börjar löpa under en påbörjad kalendermånad ska första fakturan omfatta medlemsavgiften för både resterande del av kalendermånaden och kommande kalendermånad. Betalningsfristen är tio (10) dagar och mervärdesskatt tillkommer.
Beställningar av resurser, varor eller tjänster, vilka inte ingår i medlemskapet, faktureras vid utgången av samma kalendermånad som köpet görs och med en betalningsfrist om tio (10) dagar. Aktuellt listpris för resurser, varor och tjänster framgår i Vasakronans e-shop.

Vid försenad betalning är medlemmen skyldig att betala ränta enligt räntelagen samt ersättning för skriftlig betalningspåminnelse och inkassokostnader enligt lagen om ersättning för inkassokostnader m.m.
Medlemmen ska registrera sina faktureringsuppgifter i Kundportalen och hålla dem uppdaterade.

5. Ändringar av medlemsavgiften och allmänna villkoren
Vasakronan har rätt att ensidigt ändra medlemsavgiften och/eller allmänna villkoren. En ändring träder ikraft en (1) månad efter det att Vasakronan skriftligen har informerat medlemmen om ändringen eller vid det senare datumet som angetts i meddelandet. Om Vasakronan höjer medlemsavgiften eller genomför betydande förändringar av allmänna villkoren som påverkar medlemmen negativt, har medlemmen rätt att säga upp medlemsavtalet senast fjorton (14) dagar före ändringens ikraftträdande, varvid medlemsavtalet upphör dagen före ikraftträdandet.

Ändring av medlemsavgiften eller ändring av allmänna villkoren gäller från och med dagen för ändringens ikraftträdande. Aktuell version av allmänna villkoren finns alltid tillgänglig i Kundportalen.

6. Upp- och nedgradering av medlemskapet

Uppgradering
Om medlemmen vill uppgradera medlemskapet genom att köpa fler abonnemang kan medlemmen ange det i formuläret i Kundportalen. Om Vasakronan accepterar medlemmens förfrågan träder uppgraderingen ikraft omedelbart när Vasakronan godkänner uppgraderingen alternativt från och med det senare datumet som medlemmen har angett i förfrågan. Uppgraderingen sker på de villkor som Vasakronan erbjuder när förfrågan görs.
Om medlemmen vill uppgradera medlemskapet genom att lägga till nationellt tillägg eller regionalt tillägg på något eller några befintliga abonnemang träder uppgraderingen ikraft omedelbart vid medlemmens registrering av uppgraderingen i Kundportalen. Med ”nationellt tillägg” avses att ett abonnemang ger tillgång till alla Arenor i Sverige och med ”regionalt tillägg” avses att ett abonnemang ger tillgång till alla Arenor i en angiven stad.

Nedgradering
Medlemmen kan via Kundportalen nedgradera medlemskapet genom att minska antalet abonnemang eller avsluta alla abonnemang. Nedgraderingen träder ikraft en (1) månad efter medlemmens registrering av nedgraderingen i Kundportalen. För abonnemang som har en bindningstid träder dock nedgraderingen ikraft tidigast vid bindningstidens utgång och förutsätter att nedgraderingen registrerats senast en (1) månad före bindningstidens utgång.
Nedgradering av medlemskapet genom att ta bort nationellt tillägg eller regionalt tillägg på ett abonnemang träder ikraft omedelbart när medlemmens avtalsombud har registrerat nedgraderingen i Kundportalen, dock gäller för abonnemang som har en bindningstid att nedgraderingen träder ikraft tidigast vid bindningstidens utgång.

Begränsning vid förhyrning av Arenakontor
Oavsett vad som anges ovan, gäller följande begränsning av nedgraderingsrätten. Om medlemmen hyr ett Arenakontor (d.v.s. ett kontorsrum inom Arenan) krävs det att medlemmen har minst lika många abonnemang inom Arenan där Arenakontoret är beläget, som antalet arbetsplatser som Arenakontoret är disponerat för. Så länge medlemmen hyr ett Arenakontor kan medlemmen därför inte minska antalet abonnemang under det antal arbetsplatser som det aktuella Arenakontoret är disponerat för.

7. Gemensam användning
Medlemmen är medveten om och accepterar att många olika personer kan komma att vistas samtidigt inom Arenan. Medlemmen har inte något inflytande över vilka andra som får ingå medlemsavtal.

8. Medlemmens ansvar

Beställningar av resurser, varor och tjänster
Medlemmen ansvarar för att medlemmens avtalsombud och Användare känner till när och i vilken omfattning de har rätt att göra beställningar i medlemmens namn av resurser, varor och tjänster. Vidare ansvarar medlemmen för att sådana beställningar, inte tillsammans överstiger det från tid till annan i Kundportalen angivna maximala beloppet per månad (”köpgränsen”). Även om medlemmens avtalsombud eller Användare gör beställningar i strid med medlemmens instruktioner eller som medför att köpgränsen överskrids, kvarstår medlemmen betalningsansvar. För det fall köpgränsen överskrids har dock Vasakronan rätt att neka ytterligare beställningar till dess betalning har mottagits och köpgränsen därmed återställts. I Kundportalen kan medlemmens avtalsombud justera ned den angivna köpgränsen och om medlemmen inte längre vill att det ska finnas möjlighet att göra beställningar mot månadsfaktura kan medlemmens avtalsombud ändra köpgränsen till 0 kronor.

Skador
Medlemmen ansvarar för alla skador som, oavsett vållande, har orsakats av medlemmen eller annan som medlemmen ansvarar för. Medlemmen är medveten om att Arenan är utrustad med utrymningslarm. Om medlemmens Användare utlöser larmet, utan att det föreligger någon brandfara, ska medlemmen ersätta Vasakronan för utryckningskostnaden.

Kvarlämnade tillhörigheter
När en Användare lämnar Arenan ska Användaren plocka undan efter sig och inte lämna kvar några personliga tillhörigheter. Vasakronan har rätt att en gång per dygn låsa upp de skåp som är avsedda för tillfällig förvaring av personliga tillhörigheter och samla ihop kvarlämnade tillhörigheter, vid den angivna tidpunkten som framgår av gällande trivsel- och ordningsregler för Arenan. Vasakronan sparar ihopsamlade tillhörigheter i fjorton (14) dagar och har därefter rätt att göra sig av med dem. Vasakronan ansvarar inte för förlust av sådana tillhörigheter, inte ens under den nämnda perioden.

Hantering och agerande etc.
Medlemmen ansvarar för att koder, digitala nycklar och liknande till Arenan, Kundportalen och @work inte är tillgängliga för obehöriga personer. Endast medlemmens avtalsombud och Användare får ha tillgång till @work och ha en digital nyckel till Arenan. Vid misstanke om missbruk är medlemmen skyldig att omedelbart vidta åtgärder för att försöka förhindra det och samtidigt anmäla misstanken till Vasakronan. Medlemmen ansvarar för att ha system och riktlinjer som motverkar missbruk av obehöriga.
Medlemmen ansvarar för att Användare känner till och följer Vasakronan Arenas gällande trivsel- och ordningsregler samt förhållningsregler. Användare får inte vidta några ändringar av Arenan och ska iaktta sedvanlig försiktighet.
Vasakronan har rätt att med omedelbar verkan stänga av Användare som inte följer medlemsavtalet, allmänna villkoren, trivsel- och ordningsreglerna, förhållningsreglerna eller på annat sätt missköter sig. Medlemmen ansvarar för att omgående i Kundportalen stänga av den berörda Användarens tillgång till @work och den digitala nyckeln till Arenan, om Vasakronan meddelar att en Användare har stängts av.

9. Vasakronans ansvar m.m.
Vasakronan ansvarar för städning i Arenan och ska tillse att Arenan finns tillgänglig under avtalstiden, med undantag för begränsad tillgänghet vid tillfälliga tekniska problem, avbrott i leverans eller vid avstängning av delar av Arenan som krävs för ombyggnad, underhåll eller reparation. Vasakronan ansvarar för att åtgärder som inte är av akut art meddelas i förväg till medlemmens avtalsombud och Användare via @work. Medlemmen ska skyndsamt anmäla fel eller brist som uppstår vid användningen av Arenan för att ge Vasakronan möjlighet att avhjälpa felet eller bristen så snart som möjligt.

Om Vasakronan, genom vårdslöshet, orsakar medlemmen förlust eller skada har medlemmen rätt till prisavdrag för skäliga och förutsebara kostnader som medlemmen drabbas av till följd av vårdslösheten och som medlemmen kan verifiera. Vasakronan är inte, med undantag för fall av grov vårdslöshet eller uppsåtligt handlande, skyldigt att ersätta medlemmens följdskada eller indirekta skada. Vasakronan har rätt, men är inte skyldigt, att avhjälpa felet eller bristen. Om Vasakronan avhjälper felet eller bristen inom rimlig tid har medlemmen inte rätt till prisavdrag. Avhjälpande eller prisavdrag enligt denna punkt utgör de enda påföljder som medlemmen har rätt till och medlemmen är alltid skyldig att begränsa sin skada.

Prisavdraget kan aldrig uppgå till mer än det totala beloppet som medlemmen faktiskt har betalat i medlemsavgift under de senaste tolv (12) månaderna före tidpunkten för skadans uppkomst, dock maximalt fyra gånger det vid tidpunkten gällande prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken. Medlemmen ska reklamera avtalsbrott utan oskäligt dröjsmål och aldrig senare än tre (3) månader från medlemsavtalets upphörande.

Vasakronan ansvarar inte för stöld eller förlust av sådana tillhörigheter som Användare tagit med sig till Arenan. Detta gäller oavsett om tillhörigheterna varit inlåsta eller inte.

10. Avtalsombud och meddelanden
Medlemmen och Vasakronan ska ha varsitt avtalsombud som har rätt att med bindande verkan företräda sin part vid ändringar av medlemsavtalet och i alla övriga frågor rörande medlemsavtalet och/eller Vasakronan Arena. Medlemmens avtalsombud är skyldigt att registrera och löpande hålla medlemuppgifterna i Kundportalen uppdaterade. Medlemmens avtalsombud ska alltid framgå av Kundportalen.

Medlemmens avtalsombud har rätt att, för medlemmens räkning, utse en ersättare för sig själv som nytt avtalsombud med samma rätt att med bindande verkan företräda medlemmen. Byte av medlemmens avtalsombud görs genom att befintligt avtalsombud registrerar sin ersättare i Kundportalen. Om medlemmen ska byta avtalsombud, men befintligt avtalsombud inte gör det (oavsett anledning) ska annan behörig företrädare för medlemmen skriftligen meddela Vasakronan ändringen. Medlemmen ansvarar för att avtalsombud som inte längre kommer att arbeta för medlemmen ändras omedelbart i samband med förändringen. Ändring som medlemmens avtalsombud kan registrera i Kundportalen anses ha mottagits av Vasakronan samma dag som registreringen har sparats.

Meddelande som skickats per e-post anses det ha mottagits samma dag som avsändandet. Meddelande som överlämnats personligen eller skickats med bud anses det ha mottagits samma dag som det överlämnats och meddelande som skickats med rekommenderad post anses mottaget två vardagar efter inlämnandet till postombud.

11. Force majeure m.m.
Vasakronan är inte skyldigt att fullgöra sina åtaganden eller betala skadestånd om åtagandena inte alls eller endast till en onormalt hög kostnad kan fullgöras på grund av omständighet som Vasakronan inte råder över och inte heller har kunnat förutse.

Vasakronan är inte heller skyldigt att fullgöra sina åtaganden för beställning och/eller leverans av sådana resurser, varor och tjänster som finns tillgängliga i @work, för det fall åtagandet är beroende av en underleverantör eller annan part, som visar sig tillfälligt inte leverera och detta inte beror på Vasakronans agerande. Detta gäller oavsett om åtagandena ingår i medlemskapet eller erbjudits mot en extra kostnad.

12. Upphörande i förtid
Vardera part har rätt att, genom ett skriftligt meddelande till den andra parten, säga upp medlemsavtalet i förtid till omedelbart upphörande utan att drabbas av ersättningsskyldighet om:

a)   den andra parten i något väsentligt hänseende åsidosätter sina förpliktelser enligt medlemsavtalet och rättelse inte sker inom tio (10) vardagar från meddelandet; eller

b)   den andra parten försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in sina betalningar eller i övrigt får anses ha kommit på obestånd.

Vasakronan har även rätt att säga upp medlemsavtalet till omedelbart upphörande om medlemmen inte betalar en ostridig och korrekt faktura inom tio (10) dagar efter avsändandet av en betalningspåminnelse.

13. Sekretess
Båda parter förbinder sig att inte, utan den andra partens skriftliga medgivande, för utomstående avslöja information eller kunskap som utgör den andra partens konfidentiella information och som part får del av som en följd av medlemsavtalet.

14. Personuppgifter
Vasakronan behandlar personuppgifter bland annat för att fullgöra och administrera rättigheter och skyldigheter enligt medlemsavtalet. Vasakronan är personuppgiftsansvarig för alla helägda bolag inom Vasakronankoncernen. Kamerabevakning kan ske för att bland annat förebygga och utreda brott samt skapa en trygg och säker miljö för de som befinner sig i eller i anslutning till Arenan. Utförlig information om Vasakronans behandling av personuppgifter finns på www.vasakronan.se/gdpr.

15. Övrigt
Vasakronan har rätt att använda medlemmens firmanamn, logotyp och varumärke för att informera om vilka som är medlemmar i Vasakronan Arena. Medlemmen får varken överlåta eller upplåta rättigheter eller skyldigheter enligt medlemsavtalet utan Vasakronans skriftliga medgivande. Medlemmen eller Användare får således inte vidareförsälja eller på annat sätt låta någon som inte är Användare eller innehavare av ett dagspass använda Arenan för coworking.

Vasakronan har rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt medlemsavtalet till annat bolag inom Vasakronans koncern, utan medlemmens skriftliga medgivande. Vidare har Vasakronan rätt att använda underentreprenörer för fullgörandet av sina avtalade förpliktelser.

Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått medlemsavtalet ersätts av innehållet i medlemsavtalet. Vid motstridighet ska innehållet i den undertecknade delen av medlemsavtalet gälla framför allmänna villkoren.
_____________________________

Välkommen till Vasakronan Arena!