Olika stödsystem

RITA för ritningar och förvaltningsdokument

Vasakronan hanterar och lagrar ritningar och förvaltningsdokument för fastigheterna i ett digitalt webbaserat systemstöd som heter RITA. RITA används av både projekt- och förvaltningsorganisationen och är lätt åtkomligt för alla roller som ett stöd i alla kärnaffärer.

I RITAs projektnätverk bedriver vi alla bygg-, fastighetsutvecklings- och teknik & serviceprojekt. Här utbyts och uppdateras information och handlingar i projekten lätt åtkomliga för interna och externa parter. Projektnätverket stöder också projektet med bl.a. versionshantering av handlingar samt kommunikation och delning av handlingar inom projektet.

I RITA finns alltid den senaste versionen av Vasakronans projektmallar (instruktioner, manualer, mallar, riktlinjer etc.) för hur fastighetsutvecklingsprojekt ska genomföras. Du hittar dem på projektnätverket startsida under Projektledningsmallar.

Vasakronans interna projektledare anger i sin projektanmälan vilka konsulter som ska ingå i projektet. Dessa läggs upp med behörigheter i projektet och får då access till projektet utlånade handlingar som ska revideras. Till hjälp med detta finns ritningsadministrationen som bemannas av Sweco Position. Om du tidigare inte har arbetat som konsult för Vasakronan kommer du att få ett välkomstmail med inloggningsinformation till RITA.

Ritningsadministration är en tjänst kopplad till systemet RITA. Ritningsadministrationen hjälper till med ritnings- och systemfrågor i både projekt och förvaltning. Du når ritningsadministrationen, RA, på telefon 08-705 07 00 eller mail ra@projektstruktur.se. De har öppet måndag till fredag 8.00-17.00, lunchstängt 11.30-12.30.

Till RITA finns även en tjänst för informationssamordning kopplad, som ska nyttjas i alla projekt som bedrivs. Informationssamordnaren kan användas till att i början av projektet sätta upp CAD-modeller och arbetssätt, göra kvalitets- och kollisionskontroller under projektets gång och för att hjälpa till med kvalitetssäkringen innan återförande av handlingarna till Arkivet. Informationssamordningen finns till för att avlasta projektledaren i RITA-administrativa frågor. Informationssamordnaren sköter även utbildning i systemet för projektgrupperna.

RITA hittar du på https://rita.vasakronan.se

Palette för fakturahantering

Vasakronans system för fakturahantering heter Palette. Som extern projektledare gör du beställningar inom projektet och har därmed som uppgift att kontrollera att inkomna fakturor är ställda till rätt bolag, konterade mot rätt projektnummer och investeringskod, att rätt leverans har gjorts och till rätt pris. Access till Palette erhålls efter anmälan och när uppdrag hos Vasakronan startats.

Före arbete i Palette bör du få en utbildning i de vanligaste funktionerna i systemet. Utbildning görs av Leverantörsreskontra. Vasakronans interna projektledare förmedlar kontakten till Leverantörsreskontra. De vanligaste funktionerna är:

  • Attest/Signering av faktura – fakturan går efter din kontroll vidare i fakturaflödet. Det är viktigt att fakturor attesteras så snabbt som möjligt. Mailavisering finns.
  • Fritext – Ibland behövs en förklarande text till fakturan, det finns en funktion för det.
  • Kontroll av pris enligt prislista.
  • Reklamation – då något i fakturan inte stämmer kan den reklameras. I funktionen finns ett förtryckt svar till stöd, men specifika uppgifter för den aktuella fakturan ska alltid fyllas i. Det rekommenderas att alltid kontakta leverantören av fakturan för diskussion innan fakturan reklameras från Palette.

Korta instruktionsfilmer
Palette – Dashboard
Palette – Mina Fakturor
Palette – Rapporter

 

 

För frågor kontakta Leverantörsreskontra.