Socialt ansvar

För att nå vår vision om den goda staden där alla människor trivs och verksamheter utvecklas behöver vi ta ansvar för de människor som påverkas av vår verksamhet. Vi påverkar i första hand de människor som arbetar för vår räkning dvs. som anställda hos oss eller våra leverantörer samt även de människor som vistas i och runt våra fastigheter.

Vi vill även bidra aktivt i aktuella frågor och utmaningar i samhället som ligger utanför vår direkta påverkan och där vi har möjlighet att påverka och göra skillnad. Det kan ske genom eget arbete eller genom att stötta och samarbeta med redan befintliga organisationer. Sådana samarbeten ska vara lokalt förankrade, ha koppling till den verksamhet som Vasakronan bedriver och vara av sådan art att de ger medarbetarna möjlighet att personligen engagera sig.

Mångfald och lika möjligheter (G4-10 och LA12)

Vi vill vara ett företag som speglar det samhälle där vi verkar och vi tror att vi blir mer framgångsrika om vi undviker alltför homogena grupper eftersom grupper med en mer heterogen sammansättning ofta blir mer innovativa och löser problem mer effektivt.

Alla medarbetare och arbetssökande, ska behandlas på ett likvärdigt sätt och ingen diskriminering får förekomma. Kvinnor och män ska ges lika möjlighet till utveckling och befordran samt lika lön för likvärdigt arbete.

Arbetet med mångfald och likabehandling leds av bolagets HR-chef, men ansvaret för att skapa grupper som präglas av mångfald samt att inga medarbetare diskrimineras ligger hos respektive chef. Syfte och mål för likabehandlingsarbetet sammanfattas i en likabehandlingspolicy som tydligt klarlägger att bolagets hela verksamhet ska vara fri från diskriminering och trakasserier. Dessutom finns en intern uppförandekod för medarbetare och styrelsemedlemmar. Under 2016 har inga misstankar om diskrimineringar eller andra brott mot vår uppförandekod anmälts eller utretts.

Klicka på bilden för större format

Eventuella fall av diskriminering fångas upp via någon av följande kanaler: medarbetarenkäter, närmaste chef, HR-avdelningen, fackliga parter, bolagets compliance officer eller vår externa visslarfunktion. För att säkerställa att inga osakliga löneskillnader förekommer på Vasakronan genomförs lönekartläggningar löpande. För att nå största möjliga objektivitet görs dessa i samarbete med en extern part. Vid den senaste lönekartläggningen framkom att det förekommer 0,6 procent osaklig löneskillnad till förmån för män. Detta kommer att bevakas och justeras vid lönerevisionen 2017.

Per 31 december 2016 uppgick antal anställda till 339 (346), varav 334 (340) var tillsvidareanställda och resterande del visstidsanställda. En anställd inom organisationen hade deltidskontrakt. Samtliga medarbetare omfattas av kollektivavtal. Av medarbetarna var 262 (270) tjänstemän och 77 (83) kollektivanställda.

Vid utgången av året anlitades 105 konsulter i verksamheten. Av dessa är motsvarande 60 procent inhyrda som externa projektledare i ny- och ombyggnadsprojekt. Övriga konsulter anlitas i huvudsak som ersättning till befintlig personal vid till exempel föräldraledighet eller sjukskrivning. Utöver inhyrda konsulter anlitas entreprenörer i projektverksamheten. Då omfattningen av dessa entreprenörer varierar avsevärt över tid har det inte gjorts någon uppskattning av omfattningen av dessa.

För mer information om antal anställda, se not 8 sidan 85 i årsredovisningen för 2016.

För mer information om styrelse och ledningsgrupp, se sidan 64-65 i årsredovisningen för 2016.

Klicka på bilden för större format

Klicka på bilden för större format

 

Leverantörsbedömningar avseende arbetsvillkor och mänskliga rättigheter (G4-12, LA14 och HR10)

För att kunna bedriva vår verksamhet på ett framgångsrikt sätt behöver vi anlita leverantörer av olika slag. Inköp ska göras i enlighet med Vasakronans värderingar dvs. hög etik, helhetssyn och en humanistisk grundsyn. Varje inköp ska kännetecknas av affärsmässig korrekthet, objektivitet och ärlighet med iakttagande av god affärssed. Inköp ska dessutom ske genom upphandlingar i konkurrens där leverantörer och anbud bedöms och prioriteras utifrån hur väl de uppfyller de ställda kraven och med beaktande av leverantörens kompetens, kvalitets-, hållbarhets- och arbetsmiljöarbete samt risk, funktion, utförande, design och pris. Vi vill att alla människor som arbetar för Vasakronans räkning, oavsett vilket företaget är, ska ha godtagbara arbetsvillkor samt behandlas med respekt och omsorg om individens hälsa och säkerhet.

Arbetet med att teckna avtal med våra leverantörer leds av en central inköpsenhet. Inköpschefen rapporterar till chefen för Teknik, service och utveckling. Det är inköpavdelningen som ansvarar för att inköpen uppfyller höga kvalitets- och hållbarhetskrav, att de sker till lägsta möjliga kostnad och för upphandling av nya leverantörer. Inför varje anbud genomförs en utvärdering av potentiella leverantörer utifrån ett flertal kriterier. I avtalen med nya leverantörer ingår alltid ”Uppförandekoden för Vasakronans leverantörer” och från och med 2017 ska samtliga nya ramavtals- och serviceavtalsleverantörer utvärderas avseende miljö, arbetsvillkor och mänskliga rättigheter.

Det totala antalet leverantörer som anlitas direkt av Vasakronan uppgår till cirka 2 800. Dessa leverantörer har i sin tur ofta underleverantörer. Antalet underleverantörer är svårt att uppskatta eftersom antalet underleverantörer per leverantörer varierar kraftigt.

De leverantörer som främst anlitas är:

  • Entreprenörer (främst byggentreprenörer)
  • Konsulter (till exempel teknikkonsulter och arkitekter)
  • Energileverantörer (el, fjärrvärme och fjärrkyla)
  • Serviceleverantörer

Eftersom Vasakronan uteslutande bedriver verksamhet i Sverige så har även leverantörerna oftast sin hemvist i Sverige.

För mer information om Vasakronans inköpsarbete och uppförandekod för leverantörer, se sidan 20 i årsredovisningen för 2016.

Krav på våra leverantörer gällande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter ställs bland annat i specifika bilagor i avtal, till exempel arbetsmiljöföreskrifter. Generella krav gällande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter sammanfattas i vår uppförandekod för leverantörer. Den tillämpas för alla nya leverantörsavtal och finns nu med i 100 procent av leverantörsavtalen tecknade av inköpsavdelningen. Kontroll av att leverantörerna lever upp till sina åtaganden i uppförandekoden och eventuella ytterligare specifikationer i kontraktet sker genom revisioner. När vi väljer vilka leverantörer som ska revideras tar vi hänsyn till hur mycket vi köper av leverantören, samt särskilda risker och fokusområden.

Under 2016 har totalt 10 (13) större leverantörsrevisioner genomförts. Utöver dessa har även 7 (13) mindre leverantörsrevisioner genomförts i samband med kontraktsmöten och personalkontroller av leverantörer inom lokalvård. Utfallet från dessa revisioner visar att våra leverantörer uppfyller våra krav gällande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter på ett tillfredsställande sätt.

Andelen avtal som inte tecknas av inköpsavdelningen är svårt att uppskatta och det är därför även svårt att avgöra hur många avtal och leverantörer som har relevanta krav gällande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter i sina kontrakt. Inom Vasakronan pågår ett kontinuerligt arbete med att minska antalet anlitade leverantörer och att få samtliga leverantörsavtal att hanteras via inköpsavdelningen.

Klagomålsmekanism avseende arbetsvillkor och mänskliga rättigheter (LA16 och HR12)

För att förstärka möjligheten för medarbetare eller utomstående att anonymt anmäla misstankar om att lagar, regler eller policyer inte följs finns en visslarfunktion i bolaget. Det är Vasakronans compliance officer, tillika chefsjurist, som tar emot och utreder de anmälningar som kommer in. Sedan 2015 finns även en extern visslarfunktion för att ge möjlighet att anmäla misttankar om eventuella oegentligheter till en utomstående part.

Arbetet med att hantera inkomna ärenden till visslarfunktionen styrs av en instruktion för compliance officer, som bland annat gör gällande att tystnadsplikt ska råda avseende vem som har informerat om misstankarna eller otillbörligheten. Antal inkomna ärenden, art samt hur många av dem som leder till någon typ utav åtgärd följs upp i styrgruppen för intern kontroll, som består av bolagets vd, chef för ekonomi och finans, chefsjurist samt en controller. En årlig sammanfattning görs i samband med årsredovisningen. Under 2016 har inga misstankar om avvikelser från lagar eller regler gällande arbetsvillkor eller mänskliga rättigheter anmälts.

Antikorruption (SO5)

Korruption i den svenska bygg- och fastighetsbranschen, där en stor mängd produkter och tjänster omsätts varje år, anses vara utbredd och omfattande. Därför måste vi ha ett arbetssätt som i alla situationer eliminerar risken för korruption.

Internt styrs den löpande verksamheten av policyer och riktlinjer för bland annat inköp, kommunikation, likabehandling samt miljö. Tillsammans med uppförandekoderna samverkar våra policyer, rutiner och utbildningar för att motverka alla former av korruption och oegentligheter, och samtliga Vasakronans anställda och leverantörer förväntas följa de interna reglerna såväl som gällande lagar. Arbetet med att motverka korruption och mutor leds av bolagets chefsjurist i egenskap av compliance officer. Överträdelser godtas inte och kan resultera i disciplinåtgärder, uppsägning eller åtal. Samtliga policyer finns tillgängliga på intranätet och löpande uppföljning sker för att säkerställa att de följs i organisationen.

Under 2016 anmäldes totalt fyra ärenden om misstankar om korruption. I samtliga fall har utredning vidtagits utan att någon korruption eller oegentlighet har kunnat konstateras. Under året har även två fall inkommit till den externa visslarfunktionen. Inget av dessa ärenden avsåg misstanke om korruption eller oegentlighet utan avsåg ärenden som hanteras inom ramen för felanmälan på fastigheter.

Kundernas hälsa och säkerhet (PR1)

Många av våra hyresgästers medarbetare spenderar mycket tid inomhus i sina lokaler och forskning tyder på att det finns en stor koppling mellan lokalernas utformning och människors hälsa. Det är därför viktigt att vi säkerställer att våra byggnader är utformade på ett sådant sätt och förvaltas så att människors hälsa och säkerhet inte äventyras. Att medarbetarna mår bra är dessutom en viktig framgångsfaktor för våra hyresgäster och därmed även för oss.

Det är regioncheferna som ansvarar för att hälsa och säkerhet beaktas i ny- och ombyggnadsprojekt och genom att miljöcertifiera byggnaderna utvärderas de med avseende på de viktigaste inomhusmiljöfrågorna, till exempel luft-, ljus- och ljudförhållanden samt undvikande av hälsovådliga ämnen. Målet är att samtliga projekt ska miljöcertifieras.

Det är Teknik- service och utveckling som ansvarar för att vi förvaltar våra byggnader på ett sätt som gör att inga risker uppstår för kundernas hälsa och säkerhet. Även för befintliga byggnader är en miljöcertifiering ett bra sätt att utvärdera om de uppfyller våra krav på hälsa och säkerhet. Målet är att alla befintliga fastigheter ska miljöcertifieras. En redovisning över andel miljöcertifierade byggnader finns i avsnittet om miljö, under rubriken ”Miljöcertifiering av byggnader”.

Hälsa och säkerhet för de som arbetar i våra byggprojekt är också av stor vikt eftersom byggentreprenadverksamhet är ett riskfyllt arbete. Det är regioncheferna som ansvarar för projektverksamheten och därmed även för att vi handlar upp byggarbeten av entreprenörer som arbetar systematiskt med arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor. Målsättningen är att inga personer ska skadas när det arbetar för Vasakronan.

Under 2016 har Vasakronan deltagit i arbetet med att starta Safe Construction Council i Sverige.

Kundnöjdhet (PR5)

För att vi ska klara vårt uppdrag om en långsiktigt hög avkastning är hög kundnöjdhet ett måste. Ju nöjdare kunderna är desto högre blir deras lojalitet gentemot oss.

Kundarbetet leds av bolagets fyra regioner och det är regioncheferna som har det övergripande ansvaret för kundnöjdheten. Kundundersökningar genomförs regelbundet för att följa upp hur väl kundarbetet fungerar och för att identifiera förbättringsområden. Det sker främst genom Vasakronans egen kundundersökning, Tyck om Vasakronan, som genomförs i början på varje år men även med hjälp av händelsestyrda kundundersökningar. För mer information om Vasakronans kundundersökning se sidan 20 i årsredovisningen för 2016.