Vasakronan - fastighetsbolag med fokus på kontor och butiker

Den fysiska miljön på jobbet påverkar oss. Mer än vi tror. Nu skapar ett förändrat arbetsliv nya utmaningar.
Kontorsrevolutionen är här.

Nyfiken? Kom i kontakt med oss här! Låter det läskigt? Se vanliga frågor & svar

Funkar det?

Lotta webb

”Det har varit ett strålande och inspirerande samarbete som har lyft oss som organisation och mig personligen, jag fick göra det här jobbet bättre än vad jag hade gjort annars”.

Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework Group.

Ework group

Tidigare satt Ework Group i mörka lokaler, med lågt tak och i traditionellt kontorslandskap med fasta platser. Idag speglar kontoret bättre Eworks själ. Dels för att det är ljust och fräscht, och dels för att det är aktivitetsbaserat.

På den nya arbetsplatsen finns inga fasta platser, istället finns olika zoner för olika arbetsuppgifter och personligheter. Öppna ytor med bord för de som bara behöver sitta korta stunder mellan mötena, ljudavskärmade platser och en tyst avdelning för de som behöver lugn och ro. Kontoret har både bokningsbara mötesrum och platser för drop-down meetings. Det är stort, ljust och fräscht med en stor flexibel matsal som kan möbleras om och användas för mingel, möten, föreläsningar och mycket mer.

– När vi väl satt och arbetade i vårt gamla kontor tyckte vi att det var helt okej. Nu med facit i hand kan vi ju se att kontoret inte skulle leva upp till det behovet vi har idag. När vi gick in i processen trodde vi att det bara skulle bli en flytt. Istället blev det ett förändrat arbetssätt, ett förändringsarbete som fortfarande pågår. Vi är ett bolag som anpassar oss mycket efter våra kunder, vi är snabba, flexibla, lyhörda. Ett aktivitetsbaserat kontor passar bättre till vårt arbetssätt idag än att sitta där i mörkret på sina fasta platser. //Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework Group.

På inrådan av Vasakronan satte Ework upp strategiska mål med flytten. Det gjordes med hjälp av en cirkustältmetafor. Cirkustältet symboliserar en organisation i ständig förändring, som måste vara flexibel och anpassas. Cirkustältet fylldes sedan med ledord för vad de nya kontoret skulle vara.

– Det man redan nu kan märka är att fler känner fler, människor på olika avdelningar pratar med varandra. Det gör att det är ett mycket mindre motstånd att be någon på en annan avdelning om hjälp. Det har blivit mycket mindre vi och dem känsla mellan avdelningarna. Medarbetarna får ett helhetsperspektiv och mer förståelse för andras arbetssituation. Ökad förståelse ger ökat samarbete, vilket i sin tur leder till bättre resultat. //Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework Group.

Det ökade samarbetet gestaltas i miljön, som uppmuntrar till slumpmässiga möten och nya kontakter. Arbetsplatsens stämning skapas i möten och i kulturen mellan människorna i organisationen.

En känd nackdel med aktivitetsbaserade kontor är att det bli svårare att komma in som ny. Eftersom att alla flyttar på sig tar det längre tid innan en ny medarbetare lär känna sitt team.

– Man får hitta lösningar som passar just sin egen organisation. På Ework har vi valt att göra ett undantag när vi har en ny medarbetare. Då reserverar vi två platser för upplärning. Medan man å ena sidan lär känna sin närmsta grupp långsammare i ett aktivitetsbaserat kontor, så lär man å andra sidan känna hela kontoret. Och det har ett större värde på längre sikt, man får en bättre helhetssyn. //Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework Group.

En aktivitetsbaserad arbetsplats har också andra utmaningar. Bland annat träffar man inte sitt team lika naturligt när man inte alltid sitter bredvid varandra. Istället kan kontinuerliga teamfikan eller strukturerade möten behövas. Det blir också ett ökat ansvar på individen när medarbetare inte längre har en övervakare, och det blir viktigt att skapa en känsla av gemensamt resultatansvar.

– Det absolut viktigaste är att man involverar och engagerar sina medarbetare tidigt i processen. Vi hade workshops, gruppsamtal i stora och mindre grupper, studiebesök och mycket mer. Medarbetarna behöver vara informerade om vilka förluster ett nytt arbetssätt innebär och samtidigt vilka fördelar det innebär. Så att de själva förstår tankesättet och kan se att fördelarna väger tyngre. Därför måste förändringen också komma inifrån, organisationen måste själv ha ägandeskapet av förändringen. Det finns inga raka svar och snabba lösningar i ett förändringsarbete, utan det måste få ta tid för annars blir resultatet fel. //Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework Group.

Framgångsfaktorerna för den lyckade flytten var att börja tidigt, engagera medarbetarna och hjälpen från Vasakronan.

– Hjälpen vi fick av Vasakronan var otrolig. Vi fick hjälp med hela tankesättet och rätt verktyg. Utan dem hade processen tagit mycket längre tid. När man inte arbetar med detta till vardags så famlar man ju i mörkret, för man har inga referenser. Därför var det otroligt skönt att få se hur Vasakronan själva gjort och att få någon att jämföra med, någon som förstår, är intresserad och vill vara med som stöd genom hela processen. //Lotta Dizengremel, Site Chef Stockholm Ework group.