Vasakronan - fastighetsbolag med fokus på kontor och butiker
Publicerad: 2012-09-07

Välkommen till en bättre värd!

Kul att du ska börja jobba hos oss. Du har med stor sannolikhet valts ut bland många sökande, så vi har höga förväntningar på dig. Du kan också ha höga förväntningar på Vasakronan som arbetsgivare. Tillsammans med dig vill vi skapa resultat, driva företaget framåt och få våra kunder att prestera på topp.

Att arbeta för en bättre värd innebär många olika saker. Det innebär att du kommer bli en del av en kund- och affärsorienterad organisation. Det innebär också att du kommer lära känna många nya människor – kollegor, kunder, prospects (potentiella kunder) och leverantörer. Våra medarbetarundersökningar visar att våra medarbetare trivs väldigt bra. Vi hoppas förstås att du också kommer att göra det.

 

Som alltid när man börjar ett nytt jobb är det mycket att lära sig. Företagets vision och affär, vilka rutiner och arbetssätt som finns, och dessutom ett antal nya IT-verktyg. Vi har satt ihop den här introduktionssidan för att göra det lite enklare för dig att komma igång.

Strategiska huset

Vi har samlat vår vision, vår ambition och våra framgångsfaktorer i en bild som vi kallar ”Strategiska huset”. Det sammanfattar hela vår verksamhet på ett enkelt sätt och gör det lättare att prata om de olika delarna. Orden i sig är inte det viktigaste. Det är vad vi fyller huset med som gör det strategiskt. Strategiska huset är ett bra verktyg för dig att snabbt lära känna vår verksamhet. Klicka på bilden för att göra huset större.

Branschledare och föredöme

Vi vill inte bara vara Sveriges i särklass ledande fastighetsbolag utan också ett föredöme i svenskt näringsliv. Som Sveriges största fastighetsbolag är vi en naturlig branschledare, och vi har både ett ansvar och en skyldighet att visa vägen för andra. En viktig del i det ansvaret är att vi delar med oss av våra erfarenheter och kunskaper på ett inspirerande sätt till andra. Eller som en välkänd liten björn uttrycker det: ”Om man är stark måste man vara snäll”.

 

Få kunderna att prestera på topp

Vi vill vara bäst på att få företag att prestera på topp. Med det menar vi att kunderna ska bli lite mer framgångsrika om de hyr sin lokal av oss än av någon annan. För att lyckas måste vi vara en riktigt bra hyresvärd i vardagen (gott värdskap) samt erbjuda attraktiva fastigheter och lokaler, som verkligen bidrar till kundernas framgång. Men det räcker inte att bara lyssna på kunderna och göra vad de ber om. Vi måste aktivt bidra med vår kunskap och erfarenhet om kontor och butiker, så att den kommer kunderna till nytta.

 

Våra ägare

Vi får inte heller glömma bort varför vi finns till. Vasakronan ägs till lika delar av Första, Andra, Tredje och Fjärde AP-fonden, som är en del av buffertfonderna i det svenska pensionssystemet. Uppdraget från våra ägare är att förvalta en stor del av det kapital som de har valt att placera i fastigheter. Det ska vi göra med en långsiktigt positiv värdeutveckling och så hög avkastning som möjligt.

 

Om vi alla strävar mot vår vision och får våra kunder att prestera på topp, är vi övertygade om att den del av pensionspengarna som vi har fått förtroendet att förvalta kommer att vara en bra investering – ekonomiskt, för miljön, för städerna vi verkar i och för människorna som vistas där.

 

Hållbarhet

Ett tydligt hållbarhetsfokus är viktigt för oss – både för att kunderna efterfrågar det och för att det bidrar till vår vision om den goda staden. Vår verksamhet får inte bedrivas på bekostnad av till exempel miljö, ökad segregation, stress eller belastningsskador. Vi måste agera ansvarsfullt på flera sätt – ekonomiskt, miljömässigt och socialt.

 

Vårt ekonomiska ansvar tar vi genom att se till att företaget lever långsiktigt ekonomiskt sunt. För att minska vår miljöpåverkan arbetar vi mycket med frågor som minskad energi- och resursanvändning samt miljöcertifiering av våra fastigheter. Vi har exempelvis minskat våra koldioxidutsläpp med hela 97 % de senaste åren och är sedan 2006 ett klimatneutralt företag.

 

Inom ramen för det sociala tar vi ansvar för den påverkan vi har på människor, till exempel våra medarbetare, kunder och leverantörer. Vi tar också ett ansvar för att utveckla de städer vi verkar i. Dessutom vill vi engagera andra i vårt hållbarhetsarbete. Tillsammans med våra kunder och andra aktörer kan vi göra betydligt större nytta än var och en på sitt håll.

 

Våra gröna hyresavtal, grundandet av Sweden Green Building Council, Uppsala klimatprotokoll, stödet till Löparakademin och satsningen Unga jobb är exempel på några av våra hållbara samarbeten.

 

Om du är intresserad av hållbarhetsfrågor finns det goda möjligheter att engagera dig i olika delar av vårt hållbarhetsarbete.

 

Värderingar i grunden
En viktig del av
grunden i strategiska huset är att vi har starka värderingar. Det innebär att våra värderingar inte bara ska vara vackra ord, utan genomsyra vårt sätt att vara, tänka och arbeta. Vasakronans tre värderingar är sammanfattade i ”de tre H:na”: Hög etik, Helhetssyn och Humanistisk grundsyn. Vi har regelbundet diskussioner om våra värderingar och vad de innebär i praktiken. Du kommer att få större förståelse när du har varit med om din första värderingsworkshop.

 

Även de andra två delarna av den strategiska husgrunden handlar om medarbetarna. För att bli framgångsrika behöver vi kompetenta medarbetare som lever efter våra värderingar och drivs av ett gott affärsmannaskap. Vi ska göra affärer som är bra för oss, men aldrig på bekostnad av någon annan.

 

Medarbetarskapet och Vasakronans erbjudande

På Vasakronan talar vi om medarbetarskap. Med det menar vi ditt aktiva bidrag till din egen, enhetens och företagets framgång. Medarbetarskapet handlar också om att leva i enlighet med Vasakronans värderingar. Ett aktivt och gott medarbetarskap belönas på olika sätt. Förutom lön och kompetensutveckling finns i Vasakronans erbjudande också mjukare parametrar som trygghet, hälsa, balans i livet och en sund företagskultur.

Ledarskapet och din utveckling

Vasakronan är en populär arbetsgivare. Bland de högskolestudenter som läser fastighetsekonomi är vi bland de mest populära arbetsgivarna. Om vi ska kunna leva upp till detta måste vi erbjuda våra medarbetare goda utvecklingsmöjligheter och ett bra ledarskap. Vårt ledarskap bygger på en hög grad av förtroende för medarbetarna och en öppne dialog både mellan chef och medarbetare och mellan enheter.

Varje år tar vi i workshopform fram våra affärsplaner. Vi jobbar med interna specialutbildade coacher som driver dialogen och håller i planeringen. Resultatet blir tydliga fokusområden, mål och aktiviteter för varje enhet. Planerna är inte skrivna i sten, utan går att ändra om man kommer på nya eller bättre saker. Många gånger kan det vara bättre att prova sig fram än att hålla för hårt i planen.

 

Företagsledningen jobbar med tre saker. De tar ett extra ansvar för att vara i framtiden, eftersom man inte alltid hinner med det i vardagen. Det betyder inte att det är ledningen som tänker ut allt, utan de håller bara ett extra öga på att vi som företag verkligen agerar på de insikter vi får. De jobbar också aktivt med att reducera osäkerhet i organisationen, så att det ska vara lätt att göra saker utan att behöva tveka om man får eller kan. Ledningen jobbar också mycket med att inspirera medarbetarna, så att det blir kul att jobba. En del av det arbetet handlar om att prioritera och göra tydligt vad vi ska fokusera på den närmaste tiden. På Vasakronan finns ledning och chefer till för medarbetarna, inte tvärtom.

 

Vi arbetar mycket med att utveckla våra medarbetarsamtal. Vi tror att samtalen mellan chef och medarbetare måste ske hela tiden i vardagen och inte bara formaliserat en gång per år. Lönesamtalet genomförs däremot årligen. Det är chefen som sätter medarbetarens lön, men det görs i en konstruktiv dialog om insatser under året, uppnådda mål och framtida förväntningar.

Organisation

Vasakronan är en variant av matrisorganisation som bygger på effektiv samverkan mellan individer och enheter. Vi brukar säga att ett plus ett ska bli tre. Om du bidrar med din kompetens och har en positiv och prestigelös attityd kommer du ha stor glädje av organisationen också i din egen utveckling.

På huvudkontoret finns olika specialistfunktioner som stödjer den operativa verksamheten. De specialister som finns på huvudkontoret jobbar med fastighetsinvesteringar, kommunikation, IT, miljö, ekonomi och finans, juridik och HR. Det finns även en inköpsfunktion som är en del av enheten Teknik, service & utveckling.

 

Vi har en geografisk indelning i fyra regioner – Stockholm, Uppsala, Göteborg och Öresund. Varje region är uppdelad i två delar, en med affärsområden och en med teknikenheter. Dessa samarbetar i vad vi kallar för kundteam. I en fastighet finns det alltså både kundansvariga och teknikansvariga. Fastighetschefen är resultatansvarig och leder arbetet i teamet, men precis lika viktiga är driftteknikerna, de tekniska förvaltarna och övriga roller. Lagspelet i kundteamen är helt avgörande för Vasakronans framgång. Läs mer om våra roller.

 

Eftersom Stockholm utgör en mycket stor del av fastighetsbeståndet och står för en stor del av nyproduktionen av fastigheter, har vi där en särskild enhet för Fastighetsutveckling och uthyrning. Våra fastighetsutvecklare och projektledare ser till att vi på ett effektivt sätt utvecklar våra fastigheter och anpassar våra lokaler så att de passar hyresgästerna och marknaden.

 

Våra kontor

Eftersom vi hyr ut kontor måste vi förstås ha schyssta arbetsplatser själva. Våra regionkontor ligger centralt och erbjuder goda arbetsmiljöer. De är också inbjudande och representativa, så att vi kan ha möten med kunder och andra besökare, som ska få en positiv bild av Vasakronan och vårt lokalkunnande.

 

Kontoret i Stockholm ligger mitt i city på Mäster Samuelsgatan 56. Här har vi ett kontor som verkligen ligger i framkant, både vad gäller teknik, design och arbetssätt. Vi jobbar aktivitetsbaserat, utan fasta arbetsplatser, så papperslöst som möjligt och med en virtuell IT-miljö som du når från vilken typ av hårdvara som helst. Det innebär att du väljer plats utifrån vad du ska göra och hur du känner för stunden. Kontoret är indelat i zoner, så att man kan välja grad av tysthet eller interaktion beroende på vilka arbetsuppgifter som ska utföras.

 

I Stockholm sitter företagets region- och huvudkontor tillsammans. Här har vi också det största och mest utspridda fastighetsbeståndet. Därför finns i Stockholm även ett par så kallade satellitkontor för att medarbetarna ska komma närmare sina kunder och fastigheter.

 

I Uppsala, Göteborg och Malmö har de flesta medarbetare sin huvudsakliga plats på regionkontoret, även om många också har en extra arbetsplats ute i fastigheterna. Även i Lund har vi ett lokalt kontor. Alla våra regionkontor är aktivitetsbaserade.

IT-stöd, telefoni och verktyg

Vi har lagt ner mycket tid och kraft på att skapa ett funktionellt och användarvänligt IT-stöd. Det är ett måste om vi på ett effektivt sätt ska kunna förvalta Sveriges största kommersiella fastighetsbestånd. Nedan kan du läsa kortfattat om de vanligaste och mest använda verktygen, som hos oss i många fall har fått flicknamn. De flesta länkarna till mer information fungerar bara om du är inloggad på vårt nätverk.

Verktyg
När du är på kontoret finns det så kallade tunna klienter överallt, nästan alltid med dubbla skärmar. Via dem når du din virtuella dator. Om du behöver kan du låna bärbara klienter så att du kan sitta var du vill. Har du en dator hemma kan du använda den för att komma åt din virtuella jobbdator. Om inte, kan du alltid låna hem en bärbar klient. Vi har bara en telefon att hålla reda på och de flesta på Vasakronan har iPhone idag. Du har även möjlighet att komplettera med iPads eller mini-iPads så att du enkelt kan nå din dator även när du är på språng. Du kommer ganska snart hitta det sätt du själv vill jobba på.

 

Officepaketet

Vi använder Microsoft Office med bland annat Word, Excel, Powerpoint och Outlook.

 

Interninformation
Vi lägger stort fokus på fysiska mötesforum. Varje fredagsmorgon samlas vi för gemensam frukost på alla kontor. Då har vi ofta en kort presentation om något aktuellt ämne, där vem som helst av oss kan stå på scen och berätta. Vi kan också enkelt koppla upp oss så att alla medarbetare kan vara med samtidigt. Som stöd för internkommunikationen har vi också vårt intranät, som vi kallar Sofia (namnet kommer från grekiskan och betyder vishet). Här hittar du både företagsgemensamma och lokala nyheter. Härifrån når du också alla våra appar, stödsystem, verktyg och informationsportaler. Här finns också – ett ”supersök” som söker igenom all vår interna information med olika filtreringsmöjligheter.

 

Gemensamma arbetssätt

Om vi ska bli framgångsrika och behålla vår position som branschledare måste vi ha genomtänkta och effektiva gemensamma arbetssätt. I verktyget Stella hittar du beskrivningar av våra processer. Här finns också dokument som är knutna till respektive process samt processansvariga.

 

Dina dokument

I vårt dokumenthanteringsverktyg Doris sparar du ner alla dina dokument, oavsett om det är Word, Excel, Powerpoint, pdf eller något annat format. De flesta som inte tidigare arbetat med dokumenthanteringsverktyg brukar avsky Doris i en eller två dagar, men sedan gilla henne skarpt. Förutom att du gör dina dokument sökbara för dig själv kan du också dela dem med alla på Vasakronan eller med utvalda kollegor. Doris finns också som mobilapp för iPhone om du behöver öppna ett dokument utan tillgång till dator.

 

Ärendehantering

Varje år hanterar Vasakronans drifttekniker cirka 40 000 felanmälningar. Det motsvarar ungefär två ärenden per dag och drifttekniker och fler än 30 ärenden per dag och medarbetare i kundtjänst. En felanmälan från en hyresgäst hamnar vanligtvis först hos kundtjänst, som lägger in ärendet i vårt ärendehanteringssystem DeDU. Därifrån skickas ärendet till driftteknikern, som hanterar ärendet och uppdaterar det i DeDU, så att kunden alltid får snabb återkoppling.

Uppdatering av fastighetsinformation

I uppdateringsverktyget Fia uppdaterar vi informationen om våra fastigheter och lokaler. Här sparas information, dokument, kontaktinfo, foton, ritningar, kartkoordinater m.m. Den info som sparas i Fia speglas också ut i våra interna portaler, så att alla enkelt ska hitta informationen de söker. Mycket av innehållet i Fia är märkt med en jordglob, vilket betyder att informationen även visas på vår externa webbplats www.vasakronan.se.

 

Customer Relationship Management (CRM)

I CRM-verktyget Ida finns företagsinformation från UC om alla de företag vi har relationer med, t ex kunder, prospects, leverantörer och konsulter. Här hittar du också kontaktpersoner, aktiviteter, avtal och annan information som är knuten till de olika företagen. Ida nås från Outlook eller från portalväljaren på intranätet Sofia.

 

Våra portaler

Via intranätet når du också våra företagsgemensamma portaler och de olika rollbaserade användarportaler du kan behöva i ditt arbete. En portal är ett ”tittfönster” som gör att du kan titta på information från flera olika system utan att behöva logga in i systemen. Till exempel Fastighetsportalen, där du hittar det mesta om varje enskild fastighet.

Tidsrapportering

I verktyget Agda gör du din tidsrapportering varje månad. Här redovisar du också dina reseräkningar, utlägg och om du har kört bil i jobbet.

 

Fakturor

I Palette hanterar vi våra fakturor. Dina leverantörer ska istället för ditt namn få en sifferkod som styr vem som godkänner och attesterar fakturan. Sifferkoden får du av ekonomiavdelningen när du börjar. Fakturor ska skickas till Vasakronan FE9, 838 80 Frösön. Därifrån läggs de in i Palette och när fakturan kommer till dig behöver den ofta konteras och projektsättas för vår interna uppföljning.

Externwebben vasakronan.se

Vår externa webbplats vasakronan.se är vårt ansikte utåt och har många olika målgrupper. Här ska våra kunder hitta praktisk information och kontaktuppgifter, prospects ska hitta passande lokaler och den som söker jobb ska hitta inspirerande information och lediga tjänster. Journalister och bloggare ska kunna läsa våra pressmeddelanden och de som köper våra företagsobligationer ska kunna följa vår ekonomiska rapportering.

 

Mobilappen Hyresgästinfo

Vår mobilapp Hyresgästinfo riktar sig till våra lokalhyresgäster. Här kan de hitta nyheter och praktisk information om fastigheten där de hyr sin lokal, göra felanmälan och kontakta kundtjänst eller sina kontaktpersoner på Vasakronan. Appen finns för både iPhone och Android. Samma information som finns i appen visas också på vasakronan.se.

Netikett

Internet och sociala medier ger oss möjlighet att bygga och underhålla relationer av olika slag. De innebär också ett ansvar, eftersom man snabbt kan nå väldigt många och sätta avtryck som inte alltid går att ta bort i efterhand, och som kan kopieras och spridas.

 

Du kommer åt de flesta vanliga webbplatser och sociala medier från Vasakronans IT-miljö, till exempel Gmail, Hotmail, nyhetssajter, Facebook, Twitter och Youtube. Vissa sajter är dock spärrade av säkerhetsskäl. På Vasakronan vill vi inte ge en massa pekpinnar och skriva en lång policy om hur man bör bete sig på nätet. Det handlar i första hand om frihet under ansvar och gott omdöme. Men vi vill ändå att våra medarbetare ska ha med sig några enkla riktlinjer när de surfar på nätet och till höger hittar du därför vår Netikett.


Om
du har frågor om hur Vasakronan kommunicerar på webben och i sociala medier är du välkommen att vända dig till någon på Kommunikation. Har du tekniska eller praktiska frågor, kan du vända dig till vår IT-chef Sören Sandell, som hjälper dig vidare till rätt person.

 

Bra jobbat!

Nu har du läst igenom hela introduktionssidan. Förhoppningsvis har du fått en tydligare bild av Vasakronan som företag och hur vi tänker och arbetar. Självfallet behöver du träffa dina nya kollegor, prata med din chef och arbeta ett tag för att verkligen få grepp om vad ditt nya jobb innebär. Men vi hoppas att du nu är lite mer redo och bättre förberedd.

Du får gärna ha synpunkter på den här introduktionssidan. Var den bra eller dålig? Saknade du något eller kändes något avsnitt överflödigt? Mejla gärna till webmaster@vasakronan.se. Vi vill förstås göra introduktionen så bra som möjligt för alla de nya kollegor som börjar efter dig.

Och, än en gång, varmt välkommen till oss på Vasakronan.