Vasakronan - fastighetsbolag med fokus på kontor och butiker
Publicerad: 2014-02-27

Den smarta arbetsplatsen

Utforma din lokal medvetet och smart, så kan du få ett kraftfullt verktyg som påverkar både trivsel och effektivitet. Den fysiska miljön kan i hög grad bidra till att utveckla verksamhet och arbetssätt.

Henrik Eriksson och Britt Lindqvist på Vasakronan är rådgivare inom arbetsplatsstrategi. De hjälper företag och organisationer att se de möjligheter den fysiska miljön erbjuder.

– Det första vi säger är: lokaler handlar inte främst om yta och kostnader. De är verktyg för att förändra, påverka och inspirera. Och det är det som är arbetsplatsstrategi, säger Henrik Eriksson.

– Den fysiska miljön har betydelse för ledarskap, medarbetarskap och arbetssätt. Därför är det viktigt att ta reda på vilken typ av arbetsplats som bäst stödjer en verksamhets strategi och mål. Lösningen ser olika ut för alla, säger Britt Lindqvist. Forts →

Den fysiska miljön väcker helt klart känslor. Bara att byta skrivbord och flytta några platser bort kan skapa konflikter. Plötsligt uppstår diskussioner om vem som får bäst ljus, mest utrymme eller kortast väg till skrivaren.

– Det finns en laddning kring den egna arbetsplatsen. För många handlar det om en hemvist, eller till och med revir. Att ifrågasätta hur och var man jobbar kan väcka rädsla och skapa otrygghet, säger Britt.

– Vi märker att människor ibland ser förändring som ett sätt att ta saker ifrån dem. Istället försöker vi få dem att se att de får en massa nya möjligheter, att de vinner, inte förlorar, säger Henrik.

Vägen till det medvetna valet av lokal består av fem steg.

– Först kartlägger vi för att få en förståelse för hur lokalerna ska användas och vad de ska bidra till. Det gör vi bland annat genom intervjuer med nyckelpersoner. Det ger ett nuläge och ett ramverk för det fortsatta arbetet, säger Britt och fortsätter:

– Nästa steg är definition och analys. Då samlar vi in kunskap och skaffar oss insikt i vilken lösning som passar just den arbetsplatsen och verksamheten bäst. Det gör vi främst genom workshops tillsammans med ledningsgrupper och medarbetare hos kunden. Workshopen blir ofta en katalysator för diskussioner kring ledarskap, företagskultur och om vart företaget är på väg.

– Ibland finns en samsyn, ibland inte. Det händer att det går riktigt hett till. Jag har faktiskt varit med om en workshop som fullkomligt havererade för att folk blev så osams, säger Henrik.

Efter kartläggningen och analysen följer design, leverans och utvärdering.

– Utvärderingen är viktig. Ta reda på hur medarbetarna upplever sin arbetsplats, hur den fungerar och om någonting behöver ändras. Det är också ett bra sätt att göra lokalerna till en integrerad del av verksamheten – på riktigt, säger Britt Lindqvist och tillägger:

– Vi är självklart intresserade av att vara en del av alla fem stegen. Men i dialogen med våra kunder fokuserar vi på steg ett och två. Sen får vi se om vi är rätt partner för det fortsatta arbetet. Henrik och Britt är övertygade om att insikten om kraften i den fysiska miljön som ett verktyg för förändring och utveckling blir allt större. Forts →

 

 

 

Däremot vill han sluta prata om kontorslösning i form av öppna landskap, slutna rum eller aktivitetsbaserade kontor.

– Jag tycker det känns förlegat att boxa in lösningar på det sättet. Det hämmar tanken istället för att inspirera. För mig handlar arbetsplatsstrategi om att ta ställning till en rad dimensioner som handlar om hur arbetet och verksamheten ser ut.

Bra frågor att ställa är: arbetar medarbetarna mest på kontoret eller är de ständigt på språng? Vad behöver och vill man dela i form av arbetsplatser, mötesyta och IT? Hur ska kunskap förmedlas och delas? Hur öppen och transparent ska information vara? Vad behövs för att skapa inspiration och motivation?

– Den virtuella utvecklingen ger nya möjligheter till integration och interaktivitet och det är väldigt spännande. På vårt eget huvudkontor, Klara Zenit i Stockholm, är det IT-lösningarna som gör att vi kan jobba aktivitetsbaserat. Det vill säga ingen har en bestämd arbetsplats, vi väljer vad som passar oss bäst för dagen.

På Klara Zenit samsas arbetsplatserna med generöst tilltagna ytor för både spontana och planerade möten.

– Vi är mitt inne i en tid som innebär ett förändrat arbetsliv. Jag tror att vi kommer att se en utveckling där många INTE går till kontoret för att sätta sig på en arbetsplats, antingen den är fast eller ej. Istället kommer en allt större del av ytan att ge utrymme för möten, inspiration och kunskapsutbyte, säger Henrik.

 

Läs mer om hur olika företag har utformat smarta arbetsplatser i Värdens Pocket eller besök vår webbrum om smarta arbetsplatser.

 

– Vi vet att den fysiska miljön ger oss en upplevelse som i sin tur ger känslor. Och känslor påverkar beteenden. Vill vi något riktigt mycket – så blir det ofta så. Känner vi att det är något vi inte vill – ja då händer det kanske ingenting, säger Britt.

– Alla företag lever i en föränderlig värld och de som inte förändras försvinner så småningom. Och vill man skapa förändring och utveckling på riktigt, då är det inte så tokigt att tänka till kring hur den fysiska miljön kan bidra i det arbetet, säger Henrik.